業務代行の一つであるBPOですが、アウトソーシングや営業代行とは明確な違いがあります。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、混同したまま代行の依頼をしてしまうと、本来の効果が発揮されない可能性もあります。

この記事は、下記のような疑問を抱える方へおすすめの記事です。

• 営業におけるBPOサービスって何？
• BPOサービスがもたらすメリットは？
• BPOを導入する際に注意すべきポイントは？

本記事では、BPOを正しく理解できるよう、代行の形式について詳しく紹介しています。

また、導入時の注意点に加え、効果を最大限発揮するためのポイントも解説していますので、ぜひお役立てください。

そもそも営業のBPOとは？

BPOは業務を一部のみ代行するのではなく、企画や設計など根本から全て代行できるサービスです。

営業分野でBPOサービスを利用すれば、自社にノウハウや人材が不足する場合でも、営業活動ができる点は最大のメリットです。

また、人材不足により業務が属人化している時でも、BPOは効果を発揮します。

業務フローの構築やマニュアルの整備なども依頼できるため、業務のブラックボックス化を防ぎ、生産性の向上に役立ちます。

アウトソーシングとの違い

アウトソーシングは、業務の一部のみ委託する方法を指します。導入例としては、メルマガの配信やWeb制作、給与計算などが挙げられます。

BPOの場合は部分的な委託ではなく根本から全て委託するため、アウトソーシングとは明確な違いがあります。

営業のアウトソーシングでは、アポイント獲得や契約済み顧客のフォローなど、一部に絞って委託可能です。これにより、自社社員が商談に集中できるようになるのが最大のメリットです。

直接利益に繋がらないノンコア業務を切り取って依頼するのがほとんどですが、営業分野においては会社によってコアかノンコアの判断が非常に難しくなります。

そのため、依頼前に各業務の優先度を判断するのが重要です。アウトソーシングとの違いをさらに詳しく知りたい方は、下記記事も参考にしてみてください。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とは？特徴とアウトソーシング・外注との違いを解説

営業代行との違い

営業代行についてもBPOと同じと思われがちですが、明確な違いがあります。

営業代行は、代行会社が独立して営業します。基本的に代行会社内の組織とノウハウをもって営業するため、依頼会社の営業方針は反映されないことがほとんどです。また、代行会社は独自の手法で動くため、依頼会社の部門との接点をほとんど持ちません。

しかし、BPOは代行会社が業務を根幹から巻き取り、業務効率化や短期間での売上向上を目指して動いてくれます。

依頼会社に不足しているノウハウを補い、業務が回らない原因を追求するため、依頼会社とのコミュニケーションは必須です。BPOは代行会社の独断で動かないため、営業代行とは大きく異なります。

下記にBPO、アウトソーシング、営業代行の違いをまとめました。

	BPO	アウトソーシング	営業代行
特徴	業務を企画から設計まで一括で代行できる	アポイントや既存顧客のフォローなど、一部の業務を代行できる	営業活動に特化した代行ができる
メリット	・専門的な知識やスキルがある ・コミュニケーションが頻繁に取れる	・不定期で発生する単発の業務も依頼できる ・部署を構えるよりも低予算で業務できる	・豊富な実績とノウハウがある ・成果が十分期待できる
デメリット	導入前の現状分析や引き継ぎに時間がかかる	成果が得られないと費用対効果が悪くなる	依頼会社の営業方針が反映されない

営業のBPOサービスの業務内容

BPOの具体的な業務として、新規サービスの拡販から既存顧客のフォロー、定期的な営業活動報告などが挙げられます。

必要であれば、会社のサービスに沿った顧客リストの作成から契約締結までを一括で依頼できるので、営業ノウハウがない会社にとっては大きなメリットです。

職種についての制限はありませんが、代行会社によって強みのある分野はそれぞれ異なるので、自社サービスの分野における実績があるかの確認は必須です。

また、対応業務の範囲も代行会社によって様々なので、事業者選びは慎重に行いましょう。

営業のBPOサービス導入のメリット

営業におけるBPOサービス導入により得られるメリットは多数あります。

下記では特に大きなメリットを4つ挙げて説明しています。

メリットを理解することはBPOの導入をより効果的にしますので、自社が求めるものと照らし合わせ、BPOが必要か判断する材料に役立ててください。

メリットその1：コア事業に専念できる

業務には直接利益を生む「コア業務」と、利益を生み出さない「ノンコア業務」があります。

営業におけるコア業務は主に商談やトラブルの対応になりますが、資料や顧客リストの作成はノンコア業務にあたります。もちろんどちらも大切な業務ですが、理想は利益を生み出すコア業務にリソースを多く割くことです。

しかし、人材が不足していると、本来コア業務に割くべき人材もノンコア業務にあたらなければなりません。そんな時にBPO導入は効果を発揮します。

ノンコア業務を一括で委託すれば自社社員のリソースの確保ができ、コア業務に注力できるようになります。売上の向上にも大きく貢献してくれるでしょう。

メリットその2：業務を効率化できる

BPOサービスは、業務の企画や設計など根本的な部分から一括して代行依頼できます。

人材が少ないと業務が属人化してしまうデメリットもあり、業務フローを理解する社員が不在になると、最悪の場合業務が回らなくなるでしょう。

業務の設計を依頼できるBPOを導入すれば、業務効率化を目的としたマニュアルの構築も担ってくれます。これにより属人化を防ぎ、効率良く業務を進められるようになります。

また、既に業務フローが確立されていても、BPOの導入は有効です。無駄な工程を省き、より効率良い業務フローの構築にも役立てられます。

メリットその3：短期間で売上の向上が見込める

業務を行う上で必要なノウハウが自社にないと、人材の採用や育成に時間を割く必要があり、売上の確保までに膨大な時間がかかってしまいます。

このような場面でも、BPOの導入によって解決が可能です。専門分野に強い会社に依頼することで、採用や育成に悩む必要がなくなり、短期間での売上アップが期待できます。

空いた時間と人材で既存事業や新規事業への注力が可能になるので、会社の成長もさらに加速するでしょう。

メリットその4：コストを削減できる

一つの事業をゼロから構築するためには、採用や教育にかかるコストや年間の人件費など、想像以上に多くの費用がかかります。

常に企業を成長させなければいけない環境下において、コストは可能な限り削減し、貴重な人的リソースはコア事業に投下したいところです。

そんな時にも役立つのがBPOです。業務を一括して依頼できるため、採用や育成を自社で賄うよりもコストを抑えられます。

成長を加速させたい企業はもちろん、創業初期の段階でもコア事業促進とコスト削減の観点から、有効といえるでしょう。

下記記事では、BPOサービスによるメリットを理解した上で導入を検討している方へ、分野別におすすめの代行企業を紹介しています。

自社に合った代行会社を選びたい時にぜひお役立てください。

【最新35社】分野別・BPOサービス会社一覧！大手から中小まで徹底比較

営業のBPOサービス導入のデメリット

BPOサービスの導入には、デメリットも存在します。どのような場面がデメリットとなるのかを理解しないまま導入すると、思わぬところでつまずく可能性があるので注意しましょう。

下記では起こりうるリスクと、その改善策について詳しく解説します。

デメリットその1：ノウハウが蓄積しない

BPOは業務を一括して委託するため、業務のノウハウを社内に蓄積することが難しい傾向にあります。

また、BPO導入により委託した業務を再び社内に戻す際、引き継ぎ等に時間を要する場合もあります。

上記の問題は、代行会社との連携不足が原因で起こる問題です。

委託したらそのままにするのではなく、情報交換を行う機会を設けるなど、積極的な連携が必要です。

代行会社によっては、進捗状況の報告や情報交換を定期的に設定してくれる会社もあるので、選ぶ際のポイントとして注目してみてください。

デメリットその2：情報が漏れるリスクがある

外部に委託する際は、個人情報などの情報が漏えいするリスクも考慮しなければなりません。

セキュリティに対する意識が甘い代行会社に依頼してしまうと、万が一情報が漏れた際は依頼会社が損をしてしまう可能性もあります。

業務効率化や売上向上を目的としたBPO導入が、一つのミスで導入前以上に手間もコストもかかってしまう状況になりかねません。

楽になるという観点だけで選定をせず、セキュリティ面の対応が確立されている会社へ依頼すべきです。

営業のBPOサービスを選ぶ際の注意点

自社に最適なBPOサービスの導入は、選定時に注意すべき項目を正しく理解するのが重要です。

注意点が押さえられていないと、せっかく費用をかけて導入したサービスが上手く進まなくなります。

この章では、BPOサービスを提供する多くの会社の中から、最適な会社を選ぶための注意点について解説します。

注意点その1：コミュニケーションは円滑に図れるか

業務委託中に万が一急を要するタスクが発生した際は、対応方法の協議なども含め代行会社と即座にコミュニケーションを取らなければなりません。

しかし、委託先とすぐに連携できる体制が整っていないと、対応の遅れでさらなるクレームを引き起こします。対応に追われ、コア事業にまで支障をきたす場合もあるでしょう。

代行会社の選定は、連絡用に決まった窓口が設けられてるか、すぐに連携できる体制が整えられているかを確認しましょう。

注意点その2：同業界での実績があるか

自社と同業界での導入実績があるかどうかは、選定基準の中で一番優先度の高いものであるといえます。費用をかける価値があるかは、導入実績を見て判断しましょう。

BPOは経費を割いて導入するサービスなので、効果をもたらすものでないと意味がありません。

業務負担の削減のみ重要視して、実績を無視してしまうと、費用をかけたのにもかかわらず最終的に効果がほとんど得られない結果になるかもしれません。

自社が必要とする専門性を持ち、同業界でも確かな実績がある会社に依頼すれば、効果が得られるでしょう。

自信を持って紹介できる実績がある会社は、必ずホームページに導入実績を記載しています。導入の際は、まずホームページにて実績を確認するのをおすすめします。

注意点その3：セキュリティ体制が整っているか

個人情報を扱う業種にとって、代行会社のセキュリティ体制が整っていないと、情報が漏れるリスクが高まってしまいます。

クレーム処理等でその他の業務が圧迫される可能性もあるので、セキュリティに対する意識が高いかどうかはしっかり確認しましょう。

簡単に確認できる方法として、「プライバシーマーク」の有無があります。プライバシーマークは、個人情報を適切に管理し保護する体制を整えている事業者を、一般財団法人が認定し、その証として付与されるものです。

つまり、プライバシーマークの認定を受けている事業者は、個人情報の管理を適切に行い、保護できるということです。

認定を受けているかどうかもホームページに記載がある場合がほとんどなので、実績と平行して必ず確認しましょう。

営業でBPOを導入するべきタイミング

BPOサービスは、導入するのに適したタイミングがあります。適切なタイミングで導入すると、営業活動はさらに加速するはずです。

今回は2つのタイミングについてご紹介します。

人員が不足しているとき

創業して間もない頃など人員が不足している時期は、ノンコア業務も自社の社員で補わなければならず、コア業務に専念できない場合が多いです。

しかし、会社には成長が求められるため、当然ですがコア業務にも取り組まなければなりません。結果的に、人員が足りていないにもかかわらず社員1人の負担が増え、労働環境の悪化や離職率が高くなってしまうのです。

採用と離職を繰り返すような悪循環を形成してしまうため、人員が不足している時はいち早くBPOのサービスを活用して、コア事業に専念できる仕組みを構築しましょう。

初期投資がかかる事業を検討しているとき

初期費用が多くかかる事業は、BPOの導入により大幅なコストの削減ができます。

例えば、新規事業でコールセンターを設置する場合、電話設備や場所の確保、電話対応を得意とする人員の採用など、多くのコストと時間を割かなければなりません。

そんな時は、BPOサービスを利用してコール業務を一括して委託すれば、新たに場所や設備を確保する必要がなくなります。コストや時間を大きく軽減し、短期間で新規事業を始められるのは最大の利点です。

BPO導入にて削減できたコストは別部門への投資に活かせるので、倍速で企業を成長させられるでしょう。

下記記事では、コールセンターにおけるBPOの導入について詳しく解説しています。

検討している方は是非参考にしてみてください。

» コールセンターBPOとは？アウトソーシングとの違い・導入メリット｜BPO会社も紹介

BPOの効果を最大化するポイント

BPOがもたらす効果を最大限発揮できるよう、導入前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。

これから紹介するポイントを押さえておくと、導入後のギャップを解消できるでしょう。

今回は3つのポイントを挙げ、詳しく解説します。

ポイントその1：社内の課題を洗い出す

BPO導入は、自社の分析から始めると良いでしょう。

まずは社内の業務を洗い出し、どの業務にどれほど時間がかかっているのか、コア事業へどれほどの影響があるかなど、負荷がかかる部分を出します。負荷のかかる業務の洗い出しは、代行会社の強みと照らし合わせて選定する際に役立ちます。

また、自社の成長を加速させるために必要とするノウハウも押さえておくと、代行会社との協業時に自社のレベルアップも図れるでしょう。

下記記事では、営業代行と相性の良い商材や、導入により解決できる課題について詳しく解説しています。

自社が導入に向いている業種かどうかを知りたい方へおすすめの記事になっていますので、ぜひ参考にしてみてください。

営業代行と相性の良い商材は？解決できる課題から向いている業種まで解説

ポイントその2：費用対効果を算出する

BPO導入にはランニングコストがかかるため、事前に確保すべき費用を算出しておくことをおすすめします。売上と照らし合わせ、自社に合った価格帯のサービス会社に依頼しましょう。

費用形態は主に、「固定報酬型」「成果報酬型」「複合型」があります。

固定報酬は、成果にかかわらず報酬額が毎月定額です。
成果報酬は、成果が上がれば上がるほどかかる費用も上がります。
複合型は、固定報酬と成果報酬の割合がバランスよく設定された料金形態です。

各形態にメリット、デメリットが存在するため、導入前に代行会社の料金形態も確認しておきましょう。

ポイントその3：導入範囲を決める

BPOを導入した後、一番避けたいのが委託会社に依存してしまうことです。

なんでも委託するのではなく、事前に委託する範囲を決め、さらにその事業は今後拡大するのか縮小するのかを計画しましょう。

拡大する事業を委託し続けると、代行会社なしでは売上が立たない会社になってしまうため、注意が必要です。委託する業務の将来性をしっかりと考え、自社が必要なところまで委託会社の力を借り、成長を最大化させるのが理想です。

BPOサービスで営業活動を効率化しよう

BPOは一括で業務を委託できるため、会社の負担軽減に大いに役立ちます。

しかし、単純に業務を楽にするためだけに導入してしまうと、思った効果が得られなかったり、代行会社の選定を誤ったりする可能性があります。

自社の欠点を補うノウハウを持ち、成長に貢献してくれる会社を正しく見極めて依頼するのが重要です。
まずは自社を分析して現状を把握し、適切なタイミングでBPOを導入して効果を最大化させましょう。