日本は労働人口の不足が問題視されており、少子化により今後も労働力は減少していくことが懸念されています。
そのような背景の中、限られた労働力で高い付加価値を生み出すために生産性の向上が必要となってきています。

特に中小企業では人材の獲得が難しくなり、従業員1人1人の生産性を高めることが企業生命を左右する重要なポイントになります。

ただ、生産性向上をするためにはなにをすればいいのかわからない、何から手を付けていいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
この記事では生産性を向上させるための取り組み例を、企業、個人それぞれに分けてご紹介します。

生産性を向上させるためのポイント

生産性(労働生産性)は、労働投入量に対してどれだけ付加価値(成果)を生み出すことができたかを示します。
生産性が高い＝短い時間(少ない人員)で高い成果を生み出しているということです。

生産性を向上させるためには、労働投下量を抑えて、付加価値を最大化する取り組みが必要です。
具体的には以下のような取り組みの方向性が考えられます。

1．労働投入量を減らして成果を維持
例:業務効率をアップさせ労働時間を減らす

2．労働投入量を維持して成果を増加させる
例:商品やサービスの単価を上げる

3．労働投入量を大幅に減少させ、成果を減少させる
例:採算の取れない事業の縮小

4．労働投入量を大幅に増加させ、成果を大幅に増加させる
例:採算が取れる部門へのリソース投下

日本の労働生産性は低い

日本の時間当たり労働生産性は、47.9ドルで、OECD加盟37カ国中21位です。
主要先進7カ国でみると、データが取得可能な1970年以降、最下位の状況が続いています。

出典:公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較2020」https://www.jpc-net.jp/

日本の労働生産性が低い主な理由は、１つの業務に携わる人員が多く、時間をかけすぎていることなどが考えられます。
ICT化できるようなルーティンワークも、雇用を守るため、あえてしないという現状もあるでしょう。

また、上司が残業をしていると帰りづらい、残業時間が評価に繋がるという文化も影響しているかもしれません。

一方、生産性の高い北欧諸国、米国では効率化を最優先に考え、ルーティンワークはICTやAIによって代替するなどし、高付加価値のコア業務にリソースを投下していると考えられます。

生産性向上の取り組みには個人、企業の2軸が必要

生産性向上の取り組みには、個人でするもの、企業(組織)でするものがあります。

個人が意識して取り組む施策と、企業が組織的に取り組む施策の2軸で取り組むことにより、より生産性向上が見込めます。
さらに、生産性向上は企業価値の向上にも繋がってきます。

【個人向け】生産性向上の取り組み例

個人で行う生産性向上の取り組みは、主に業務効率を上げる施策が多く挙げられます。
また、短い時間で成果を上げるためのスキルを身につけることも必要になります。

ここでは個人で取り組める施策を10例ご紹介します。

取り組み1. 一日、一週間に行う業務をリスト化する

行う業務を1日、1週間単位でリスト化することで今日は何をするのか、今週はどこまでやるのかが明確になります。
リスト化し業務を管理することで、やらないといけない業務ができなかった、納期に間に合わなかったということがなくなるでしょう。

取り組み２. 業務の優先順位をつける

業務の中には緊急度が高い・低い、重要度が高い・低いものに分類できます。重要度が高い業務とは、成果に直結する業務、重要度が低い業務とはその反対になります。

緊急度、重要度共に高いものを最優先に業務を行い、その他の業務も同様に重要度が高いものから対応していくようにします。
そもそも必要のない業務もあるかもしれませんので、やらないという選択肢も入れて考えるようにしましょう。

取り組み３. データ、資料の整理整頓を習慣づける

パソコンのデスクトップがファイルであふれてごちゃごちゃ、デスク周りが書類であふれているという人も多いのではないでしょうか。

整理ができておらず必要な資料やデータがすぐに出せない、よく使うデータがどこにあるかわからず探す時間は、積もり積もって多くの時間を無駄にしています。

また、個人だけでなく共有フォルダも同様です。誰が見ても、どこにどんな資料やデータがあるのかがわかるように整理整頓をしておきましょう。

取り組み４. メールチェックは時間を決める

メールやチャットが来るたびに対応していると作業が中断され、作業効率が落ちます。

メールチェックは9時、12時、17時だけ、集中したい業務をしているときはチャットの通知を切るなど、作業効率を落とさないよう時間管理をするとよいでしょう。

取り組み５.ルーチンワークはテンプレート化する

いつもやっている業務は１から毎回行うのではなく、テンプレート化しておきましょう。一度テンプレート化すれば、他の人に引き継ぐときにも活用できます。

取り組み６. マルチタスクはしない

一度に違う業務をちょっとずつ行うマルチタスクは避けましょう。同時進行するよりもそれぞれの業務を集中して行ったほうが業務効率は高まります。

1つの業務に飽きてしまった、躓いてしまったときはスパッと他の業務に切り替え、その業務が終了した後に再度取り組むと良いでしょう。

取り組み７. 午前中はアイデアを出す時間に充てる

午後は眠くなったり集中力が途切れてくることも多々あります。頭が冴えている午前中にアイデアを出すような頭を使う仕事に取り組むと効率が良いでしょう。

また、アイデアを必要とする会議もできるだけ早めの時間に行うと効率よく行えます。夕方や夜になるとどうしてもダラダラしてしまうためです。

取り組み8.タスクごとに処理時間を決める

1日に行う業務を決めたら、それぞれの業務に掛ける時間をあらかじめ決めておきましょう。決めた後は、カレンダーに時間ごとにタスクを入れておく、タイマーをかけるなど、自分がやりやすい方法で時間管理をします。

想定したよりも時間がかかってしまった場合は、なぜかかってしまったのかを明確にしておくことで業務改善に活かせます。

取り組み9.すき間時間を無駄にしない

朝の通勤時、MTG前のちょっとした時間などのすき間時間を有効活用しましょう。
自身の業務に役立つ情報をスマホで見たり、業界のニュースをチェックしたり、アイデアを書き留めたりと数分の間にもできることはあります。

取り組み10. 休憩はしっかりとる

人間の集中力の限界は90分といわれています。
メリハリをつけてパフォーマンスを落とさず働くために、お昼休憩はもちろん、1つの業務が終わった後に5分程度の休憩をとるなどするとよいでしょう。

筋トレなど身体を動かすと、脳が活性化するともいわれています。座りっぱなしの業務の場合はデスクから立ち上がって少し体を動かしてみると良いかもしれません。

【営業向け】営業生産性向上の取り組み例

個人向けでも特に生産性が求められる、営業の取り組み例を10例ご紹介します。

取り組み1. 成果に直結しないノンコア業務を削減する、効率化する

社内会議や長距離訪問など成果に直結しないムダな時間を生むものは積極的に削減、効率化しましょう。

社内会議はアイデアを出す会議であれば成果に繋がるので良いですが、単なる進捗報告会議などはメールやチャットで事足ります。
長い訪問の移動時間もロスとなるため、TV会議などを活用してムダをなくすとよいでしょう。

取り組み２. ノンコア業務をアウトソーシングする

顧客への資料送付、データ入力、資料作成、フォロー業務など売上に直結しない業務は派遣社員やアルバイト社員に依頼をする、外部のアウトソーシング会社に委託をするなどすることでコア業務に時間を割くことができます。

業務のアウトソーシングついては以下記事も参考にしてください。
アウトソーシングのメリット・デメリットは？向いていない業務もある！

取り組み３. 行動する前に目標必達のためのプロセスを設計する

基本的なことですが、まず営業目標を達成するための設計を最初に行いましょう。
設計を行わず営業活動を行うことは地図を持たず目的地を目指すことと一緒です。回り道をしたり、迷ってしまったりする可能性があります。

ムダなく効率的にゴールにたどり着くためにどんなターゲットにどんな内容で、どれくらい(社数)アプローチするのかを決めた上で営業活動を行いましょう。

取り組み４. アポ取得のハードルを下げない

新規営業の場合はアポ取得ができないと仕事が始まりません。

そのためとにかくアポをとらなくてはと思うあまり、挨拶だけの成果に繋がらないアポイントを取ってしまうこともありますが、それではただムダな時間を割いているだけです。

アポを取得するターゲット(業界、役職)を明確にし、ニーズがある前提でアポ取得をすることがマストです。

取り組み５. 商談の時間を無駄にしない

1時間程度をかけて行う商談は営業の最も重要な業務であるとともに、多くの時間を使う業務でもあります。
限られた時間のなかで、受注するために必要な情報を確実に聞き出すことが重要です。必ずBANT情報は得ておきましょう。

2回、3回と商談を行うこともありますが、多くの時間をとらずとも懸念点を払拭できるような商談を意識しましょう。

取り組み６. 顧客情報を一元管理する

抱えている顧客数が増えると顧客情報の管理も煩雑になり、情報を探す時間もムダになります。
顧客情報は名刺管理ツールやSFAなどの営業管理ツールに一元管理しておくことで個人だけではなく、組織として情報共有のムダも省けます。

取り組み７. 新規営業の時間と既存フォローの時間を決める

新規と既存顧客どちらも対応している場合は、既存顧客の対応に時間をとられて新規開拓の時間がなくなってしまったということがないよう、時間を区切って対応しましょう。

取り組み8. 企画書は凝りすぎず、テンプレート化する

営業の提案書、企画書は凝れば凝るほど受注できるというものでもありません。

時間をかけて作った企画書で受注できなければムダな時間を費やしたということになります。商材の提案単価にもよりますが、提案書は時間をかけず、手抜きに見えないようにするとよいでしょう。

そのためには基本の提案書を何パターンかテンプレート化しておき、提案先に合わせて多少のアレンジを加えると良いでしょう。

取り組み9. 強みとする部分を伸ばすことに注力する

苦手な分野を一生懸命伸ばそうとする、得意な分野をさらに伸ばそうとする、それぞれ同じ労力をかけたとしても後者のほうが効率が良いものです。

自分が得意でない分野は、得意とする人に依頼する、または学ぶなどして労力をかけすぎないこと、一方で得意な分野はより伸ばすために時間を使うことで効率よく成果を出すことができるでしょう。

取り組み10. すき間時間を無駄にしない

営業提案に深みを持たせるためには情報、知識が重要です。移動中などのすき間時間を有効活用し、顧客の業界動向、業界ニュースのキャッチアップなどを行いましょう。

【企業向け】生産性向上の取り組み例

取り組み1. 管理職の生産性向上意識を強化する

上司が残業をしていると部下は残業はしたほうがいい、してもいいものだと思ってしまいます。

残業している社員が評価されるのではなく、生産性の高い社員が評価されるということをしっかりと伝え、1人1人がどうやったら生産性を高められるだろうか？と考えさせることが必要です。

管理職自身も意識をし、無駄な会議は入れない、部下に連絡する時間帯は業務時間内にするなど組織全体の生産性を高めるための動きをする必要があります。

取り組み２. 業務を見える化する

個々の業務がブラックボックスだと、業務が適正に行われているか、問題や課題がないかなどに気づくことができません。
また、情報共有ができていないために、同じような業務を行ってしまっている可能性もあります。

各々が1日の業務をカレンダーに入れる、タスク管理ツールを活用するなどしてお互いの業務を見える化することで、業務無駄をなくすきっかけになります。

取り組み３. 重要でない業務をなくす

定例会議、会議資料の作成、日報など、ずっとやっている業務は多いものです。定期的にそれは本当に必要なのか？(その会議、資料、業務が成果を生むか？)を検討し必要ないものは無くしましょう。

必要性が不明確な業務は、業務を担当している社員のモチベーションを低下させる可能性もあります。

取り組み３. 業務の標準化をする

業務が標準化されていないと、業務が俗人化され管理しづらく、成果にもムラが出ます。
あらかじめマニュアルなどを作成し、だれがやっても一定以上の成果が出るような仕組みを作ることで無駄な労力がかからりません。

取り組み４. AI,RPAを活用する

日々行っているルーチンワークや、重要ではない定型業務はAIやRPAを積極的に活用しましょう。
特に、人件費を3分の一にすると言われているRPA（Robotic Process Automation）は近年多くのサービスが出ており、課題に応じた選択肢も広がっています。

取り組み５. アウトソーシング・BPOを活用する

ある程度の専門知識やノウハウが必要な業務は外部アウトソーシングやBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)を活用しましょう。BPOはリソース不足への解決策だけでなく、業務プロセスの見直しにもなります。

気づいていなかった業務改善のアイデアが生まれる可能性もあるため生産性向上には適しています。

以下記事では業務アウトソーシングの成功事例をまとめていますので是非参考にしてみてください。
【2023年】アウトソーシング導入成功事例 20選｜業界別・業務別に紹介

取り組み６. 部門間で情報共有をする

複数部門で似たような業務に対する課題が生まれることは多くあります。部門間で情報共有をすることで、0から対策を考えるのではなく成功例や前例を基に解決ができるため生産性アップが図れます。

チャットなど、コミュニケーションツールを活用するとより活発に情報共有ができるでしょう。

取り組み７. スキルアップをサポートする

生産性向上のためには限られた時間で成果を最大化するためのスキルを磨くことも重要です。会社として資格取得支援制度や、Eラーニング、研修などの機会があるとよいでしょう。

取り組み8. 各々がパフォーマンスを出せる環境を整える

子育て中や、介護、家が遠方など個々の事情に応じてテレワーク、時差出勤、時短勤務など働き方を柔軟に変化させることで社員のパフォーマンスが高まり、生産性向上に繋がります。

労働人口の減少を食い止めるために始まった「働き方改革」、コロナ禍による働き方の変化も影響し、より重要になってきています。

取り組み9.適材適所の人員配置を行う

人材の強み、弱み、意向を理解し、適切な人材配置を行うことも生産性アップにつながります。

得意ではない分野の業務を行うなど適切な人材配置が行われないと、期待されたパフォーマンスが発揮できず、社員にとっても組織にとってもマイナスになります。そのためには日ごろから社員それぞれの強みや意向を把握しておく必要があります。

労働生産性を図る指標

労働生産性を図る指標には「労働生産性」と「労働分配率」があります。

労働生産性

労働投入量に対してどれほどの付加価値(成果)を生み出せているのかを表す指標で、「付加価値÷従業員数」で算出します。
従業員1人あたりがどれほどの付加価値を生み出しているかを表します。
労働生産性が高ければ高いほど、その会社は効率よく付加価値を生み出していると言えます。

労働分配率

人件費が適正かどうかを判断するために使われる指標で、「人件費 ÷ 付加価値 × 100」で算出します。
労働分配率は高すぎても低すぎてもよくありません。

労働分配率が高すぎる場合、人件費に経営資源を割きすぎることで設備投資などその他の重要な施策に資金を回せなくなる可能性があります。
逆に低すぎる場合は社員の士気が下がり、他社への人材流出のリスクが高まるなど、長期的に見て企業利益にならない可能性があります。

では適正な労働分配率はどのくらいなのでしょうか？
大企業であれば約50%、中小企業であれば70~80%が労働分配率の平均値といわれています。自社の労働分配率を照らし合わせて、高すぎる、低すぎる場合は対応が必要になります。

まとめ

生産性を向上させる取り組みは、個人、企業両軸で行うことでより大きな成果につながってきます。

テレワークの浸透や働き方改革など働く環境の変化に柔軟に対応しながら企業価値を高めるためにも、生産性の向上はますます重要になってきます。
他社の成功事例も参考にしながら、ぜひ取り組みをはじめてみてください。