BPO・アウトソーシングの5つのメリットと2つのデメリットを解説

会社運営には、莫大な量の幅広い業務が必要です。しかし、人材不足や業務の負担増加に頭を抱えている経営者や責任者は多いでしょう。

そこでおすすめしたいのが、業務のBPOやアウトソーシング。BPOとは、業務プロセスをまるごと専門業者に外部委託するアウトソーシングの一種です。これらを活用することで、多くの負担を減らすことができ、会社運営はよりスムーズになります。

そこでこの記事では、BPO・アウトソーシングについて、メリットやデメリット、導入するポイントを詳しくご紹介しましょう。

BPO・アウトソーシングのメリット

BPO・アウトソーシングのメリットには、以下の5つがあります。

・業務の専門性と品質向上
・コア業務への集中
・コスト削減
・セキュリティリスクへの対策
・業務プロセスの改善

それでは、それぞれの内容を見ていきましょう。

業務の専門性と品質向上

BPO・アウトソーシングのメリットとしては、まずアウトソーシングした業務の専門性と品質の向上が挙げられます。

なぜなら、アウトソーシング先の業者では、その業務を専門とした経験値の高い人材が採用され、委託された作業を行っているからです。一般社員がさまざまな業務の一環として行うよりも正確で効率的な作業を期待できるため、アウトソーシングした業務の品質が向上すると考えられます。

また、BPO・アウトソーシングは、ノウハウやインフラ設備が整っていない業務を補完するのにも適しています。社内で業務のノウハウやインフラを整備していくには時間も労力もかかりますが、アウトソーシングを活用すれば、即座に質の高い最新の業務を行うことができるのです。

コア業務への集中

社員が自社のコア業務へ集中できるというのも、BPO・アウトソーシングを行うメリットです。

会社の中心となる業務や、強みにしたい業務(コア業務)以外の部分にBPOやアウトソーシングを取り入れることで、自社社員は雑多な業務を行う必要がなくなり、コア業務に集中できます。そして、アウトソーシングしたその他の業務についても質をキープしたまま進められるため、会社の運営に問題が生じることはありません。

ただし、このコア業務の選定は今後の会社運営において非常に重要な部分となるため、どの業務をコア部分として社内で行い、どの業務を委託するかについては、慎重な判断が必要です。

コストの削減

BPOを利用することにより、コストの削減につながるということも大きなメリットです。

通常、業務を内製化していくには、人材の確保や育成、設備の導入やマニュアルの整備が必須であり、そのためには多額の投資が必要です。しかし、その業務をBPO・アウトソーシングで担うのであれば投資は不要となります。

むしろ、一般社員よりも専門性が高い業者へ業務を委託することで業務効率が上がり、業務に対する所要時間や人件費の削減ができます。さらに、固定費の見直しも可能となるため、内製化するよりも大幅なコスト削減につながることも珍しくありません。

セキュリティリスクへの対策

BPO・アウトソーシングすることは、業務に対するセキュリティリスクへの備えにもつながります。

近年では、個人情報や社内情報の取り扱いが慎重になっていますが、BPO・アウトソーシングを請け負っている会社でもこの点を重要視しています。ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やプライバシーマーク認証の導入など、情報セキュリティのための取り組みを行っている会社が多く、重要情報の管理や運営を安心して任せることが可能です。

つまり、情報のセキュリティリスクを軽減しながら、業務を委託することができるのです。

業務プロセスの改善

業務をBPOもしくはアウトソーシングする場合には、事前の業務内容や業務フローの見直しが必要です。なぜなら、委託する業務と自社で行う業務を選別しなくてはならないからです。このように見直し作業をすることで無駄のあぶり出しや効率化が叶い、業務プロセスの改善が可能となります。

さらに、専門性の高い業者に業務を任せることで、委託した業務はより正確でスピーディーに進むため、自社で行うよりも業務を効率化できるのです。

BPO・アウトソーシングのデメリット

続いては、BPO・アウトソーシングのデメリットにおける2つのデメリットについて解説します。

ノウハウが社内に蓄積されない

業務をBPO・アウトソーシングした場合のデメリットとしては、委託した業務のノウハウが社内に蓄積されないということが挙げられます。

BPO・アウトソーシングを請け負っている会社は、専門の分野に対して特化しており、最新のシステムや情報を取り入れていることが多いですが、基本的に委託元の会社とノウハウの共有を行いません。

そのため、途中から業者の変更や、内製化を行う場合などにはそれまでに培ったノウハウがなく、一からプロセスを築き上げる必要が出てきます。

業務をアウトソーシングした場合、そのノウハウが自社の財産にはならないという点を覚えておきましょう。

失敗するとかえってコストがかかる

BPO・アウトソーシングでは、失敗した場合に余計なコストがかかる可能性があるので、注意が必要です。

外部に委託してみたものの期待する効果が得られず、別の業者に委託し直したり、再度内製化したりする場合には、引き継ぎや設備の再整備が必要となり、予想以上にコストがかかることもあります。

このような事態を避けるためには、業者選定や委託業務の選定を慎重かつ的確に行うことが大切です。この点に関しては次章でも触れていきましょう。

BPO・アウトソーシングの導入メリットを最大化するポイント

最後に、BPO・アウトソーシングの導入メリットを最大化するための4つのポイントについて解説していきます。

目的を明確にする

BPO・アウトソーシングを導入するときには、目的を明確にしておくことが大切です。

「何のためにBPO・アウトソーシングを行うのか」「それによりどんな効果が期待できるのか」など、具体的な目的や期待する効果についての計画を立てた上で、必要な業務を委託しなければなりません。

BPO・アウトソーシングを行う中で、その目的や効果が果たせているかどうかについてもきちんと判断し、継続もしくは必要に応じた委託内容・委託会社の変更を判断するようにしましょう。

会社にとっての利益を明確にするためにも、この点は重要です。

アウトソーシングする業務を適切に選択する

BPO・アウトソーシングのメリットを活かすには、委託する業務の選定も重要なポイントです。どの業務をどの範囲まで任せるのか、上で述べた目的や効果に準じて慎重に決定しましょう。

BPOの場合は業務プロセスをまるごと委託するため業務範囲は大きくなりますが、通常のアウトソーシングの場合であれば、業務の一部のみを委託することもできます。

これらを必要に応じて使い分けながら、どの業務を委託することで、どれくらい効率化が可能になるのかを検討し、自社でやるべき業務と委託するべき業務を選別するようにしましょう。

BPO業者としっかりコミュニケーションを取る

BPO・アウトソーシングを行うにあたって、委託業者とのコミュニケーションは、会社にとって、効果や利益を左右する大きな要素です。

コミュニケーションをあまり取らずに、業務だけを完全に丸投げしたり、放置してしまったりしていると、最終的に要望とのズレが生じてしまうこともあります。

このような事態を防ぐためには、どの業務をどこまで任せるのか、事前に委託業者と方向性を共有し、密にコミュニケーションをとり続けることが重要です。また、業務の管理については共同で行えるような体制を整えておくとよいでしょう。

セキュリティ体制が整備された業者を選ぶ

BPO・アウトソーシングを行うときに不安になるのが、セキュリティ体制です。業務を外部に委託するには、情報漏洩のリスクがつきまといます。

このリスクを軽減するためには、アウトソーシングを行う業者選びが重要です。特に、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)や、プライバシーマーク認証のある業者を選ぶのがおすすめです。なぜなら、これらは情報を保護するマネジメントシステムであり、導入している業者を選ぶことでセキュリティリスクを大幅に減らすことが可能になるからです。

業者選びの際には、情報管理体制や実績についても事前にしっかりと確認しておきましょう。

まとめ

BPO・アウトソーシングは、うまく利用することで会社や社員の負担を軽減するだけでなく、業務効率や業務の質の向上が期待できるなど、大きなメリットを持つシステムです。

人材不足が深刻化し、働き方改革が叫ばれる現代にとって、このシステムは救世主ともいえるのではないでしょうか。業務負担に悩んでおられる経営者や責任者の方々は、ぜひ一度BPO・アウトソーシングの導入を検討してみてください。

ただし、BPO・アウトソーシングを行う際の業者や業務の選定は慎重に行い、デメリットにも備えておきましょう。

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