BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは?特徴とアウトソーシング・外注との違いを解説

近年、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)が急速に広まっています。
BPOとは、企業の業務を丸ごと外部に委託し、業務効率化、コストダウンを図る手法です。
外注やアウトソーシングなどと比べ、一度BPOを導入した業務は簡単に自社に戻すことはできないため、導入には、より経営戦略的な判断が求められます。
BPOの特徴や解決できる経営課題、導入する際の注意点などについてまとめたので、外注やアウトソーシングとの違いを知り、有効活用していただければ幸いです。

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは

BPOは、「特定の業務を工程からまるごと外部に委託する」という経営手法の1つです。
BPOの特徴は、以下の2つで説明できます。

「業務の一部を外部化する」
「経営戦略的な意味合いを明確に持つ」

順番に見ていきましょう。

業務の一部を外部化することをBPOと呼ぶ

ビジネスの業務を外部委託する手法には、さまざまな形態が存在します。
主な手法として、外注、派遣、アウトソーシングなどが挙げられますが、BPOは名前のとおり、アウトソーシングの一種です。
そのため、BPOとアウトソーシングを、ほとんど同じ意味合いで使っている人もいます。

BPOにおいては1つの業務をまるごと委託するため、ただの外注より広い範囲の業種を委託できます。
代表的な業務は事務系、倉庫系、IT系などに始まり、人事や財務、カスタマーサービス、マーケティングなど、ルーティン業務以外に人の判断が要求される業務や専門的な業務も委託可能です。

BPOによって解決できる経営課題

BPOは、以下のような経営課題を解決するのに役立ちます。

  • 業務プロセスの効率化と品質向上
  • コスト削減
  • ノウハウや設備の補完
  • 選択と集中によるコア業務の強化

順番に見ていきましょう。

業務プロセスの効率化と品質向上

前述したように、BPOは単に一業務の遂行を委託するのではなく、業務プロセスの効率化や品質向上といったサービスを含めて委託します。
優れたBPO業者はその業務に特化した専門業者であり、ノウハウを蓄積しているため、コンサル集団としての存在意義も持っています。

自社で業務フローを構築しても、伝統に縛られた非効率的なものだったり、アナログだったり、業務が属人化してしまったりとさまざまな弊害がつきまといます。
最初から第三者のプロ集団に任せる方が、業務を効率化でき、サービスの品質を向上させることができるのです。

コスト削減

BPOは初期費用が掛かる場合もありますが、ただ業務を外注するだけでなく、効率化や標準化もサービス内容に含んでいます。
これにより、長い目で見れば、業務にかかるコストを削減できます。

ノウハウや設備の補完

自社に最新のノウハウや設備を導入するには、大きなイニシャルコストがかかります。この場合もBPOを導入することで、外部の最新のシステムや設備を自社リソースとして活用することができ、必要最小限の組織体で運営ができます。

選択と集中によるコア業務の強化

BPOを活用することで、業務の重要度に優先順位をつけることができます。
BPOする業務は、会社のノンコア業務です。
ノンコア業務の特徴は、「企業のコアから遠く、重要度は低いが、煩雑で手間がかかる」ということ。これをBPOすることで、重要度の高いコア業務に集中できるようになります。

BPO導入時の注意点

BPOは業務効率化、コスト削減など大きなメリットがありますが、その反面、導入する判断が難しい委託形態といえます。
業務を丸ごと外部化するのがBPOの特徴ですが、外注のように簡単に使ったり、やめたりということができません。企業の経営戦略に結びついた委託形態のため、適切な判断が求められます。

BPOすべき業務を吟味する

BPOを成功させるためにも、対象業務を厳正に吟味しましょう。
対象業務によっては、大掛かりな経営改革が必要になります。社内の理解を得ることや、他の業務と関連する部分をどうまとめるかといった付随作業が出てきます。

また、業務委託することで、自社にノウハウを蓄積できず、BPO業者への依存度が高くなるというデメリットも存在します。BPO業者のシステムに業務が最適化されるため、契約を解除したときに自社に内製化するのが非常に困難です。

将来インソースする可能性があるのであれば、アウトソーシングや外注で済ませるべきかもしれません。
また、デジタルな処理のみであれば、RPAなどツールの導入も検討できます。
どうしても業務のプロセスごと委託し、効率化したいというニーズがあるのであれば、BPOを検討しましょう。

適切なBPO業者を選定する

BPOは、依頼する業者によっても大きく成果が左右されます。
自社のニーズを的確に満たしてくれる業者を選ぶためには、いくつかの選定基準を設けるといいでしょう。

・得意分野で選ぶ
BPO業者にはコールセンター、IT、ECサイト、請求書発行など、それぞれ得意分野があります。自社が委託したい業務を専門とする業者に依頼しましょう。

・拡張性で選ぶ
BPOを導入するにつれて、委託する業務量や業務範囲が拡大する可能性もあります。その際に業者の企業規模、また扱う業種の幅が広ければ、別の業者を探すことなく、引き続き同業者に委託できます。
長期にわたる契約になる可能性が高いため、このような将来性を見込むことも大切です。

・価格で選ぶ
価格面も重要です。ただし、最初からコストで決めるのではなく、あくまで業務優先で考えましょう。低価格を求めすぎると、BPOを利用する本質を見失ってしまいます。

・実績で選ぶ
業者の実績も見極めましょう。事例の数ではなく、質を見るときにその業者が信頼できるかどうかがわかります。

まとめ

BPOの特徴と解決できる課題、導入を成功させるための注意点についてまとめてきました。
BPOのイメージがついたでしょうか?
人材不足にあえぐ現代の企業にとって、BPOはより身近なサービスになってきています。
しかし、一部品の生産を代行してもらう外注とは違い、BPOの導入時には経営的戦略の立案が必要不可欠です。
業務に無駄が多かったり、属人化してブラックボックスになったりしているのであれば、BPOによる改善を検討してみましょう。

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