アウトソーシング業界は、委託する業務や形態、状況が千差万別で、料金設定が難しい業界です。コスト削減のために業務をアウトソーシングしたのに、逆に外注費がかさんでしまう企業が多くあります。
業者の提示する料金プランだけで、安易にアウトソーシング先を決めてはいけません。
アウトソーシングのコストを左右する諸要素を知っておくことで、コストを抑えつつ、外部委託のパフォーマンスを最大限に引き出し費用対効果を最大化することができます。

この記事では、アウトソーシング導入によるコスト削減を成功させるために、アウトソーシングのコストを左右する諸要素について解説していきます。

アウトソーシングの導入事例を知りたい方は以下記事もご覧ください。
【2023年】アウトソーシング導入成功事例 20選｜業界別・業務別に紹介

アウトソーシングのコスト（料金）を左右する要素

アウトソーシングのコストは依頼する業務内容によって大きく変わるため、業者の提示するコストだけを見て費用対効果を想定することはできません。
この章では、ルーティン業務が多いノンコア事業に絞り、アウトソーシングのコストを左右するさまざまな要素を見ていきます。

「社内常駐」か「社外切り出し」か

アウトソーシングには、「社内常駐」と「社外切り出し」の2種類の方法があります。

社内常駐とは

社内常駐とは、アウトソーシング業者からスタッフが派遣され、社内で業務を行う形態です。
通常、定型業務を委託することが多いアウトソーシングですが、社内常駐の利点は、非定型業務も状況に応じて委託できること。
業務を伝える際のタイムロスがないため齟齬が発生しにくく、複雑な業務でも依頼が可能です。また、常駐期間が長いほど、企業の理念やノウハウを吸収できるため、幅広い業務をカバーできます。
一方、常駐人数と期間がそのまま費用になるため、社外切り出しに比べると割高になり、コスト面の削減効果の計算は難しくなるといえます。

社外切り出しとは

社外切り出しとは、業務の一部、あるいは全体を業者に委託し、社外で処理してもらう形態です。
専門的なノウハウを蓄えているアウトソーシング業者に業務を委託することで、業務そのものが効率化されてコスト削減につながることも。
また、自社ではイニシャルコストがかかりすぎるシステムを最初から備えている業者の場合、サービスの品質向上も望むことができます。
一方、業務を委託する際に発生する引き継ぎ作業を綿密に行わなければ、アウトソーシングの対象業務を理想通りに実行してくれないというデメリットもあります。

納期の余裕

コストを左右するその他の要素として、納期があげられます。
短納期であればあるほど、コストは割高になります。
納期が厳しい業務を委託する際には、自社で賄う以上の効果が得られるかどうか、十分に検討しなければいけません。

希望するサービスの品質

また、サービスの品質、それに比例したセキュリティ面でのコストも見逃せません。
サービスの品質においては、その業者のこれまでの実績が参考になります。
料金が高ければ、その分品質が担保されている、とは必ずしもいえません。なぜなら、その料金には「情報漏えいを防ぐためのセキュリティ管理」「専門的な知識や技術」といった要素が含まれており、比率の基準は業者次第だからです。

提示された料金の内訳や、セキュリティ面の体制などを直接担当者に聞いて確かめてみるといいでしょう。特に社外切り出しの場合、企業情報を外部に公開するわけですから、情報管理は厳密に行う必要があります。
業者もピンキリですが、情報漏えいにつながったからといって、業者のせいにすることはできません。どのような業者に発注するかは企業側の責任です。

依頼量とタイミング

アウトソーシングする業務の依頼量が多いほど、1件あたりの単価は安くなる傾向にあります。
業者の側もルーティン業務であれば、業務を委託されるほどノウハウが蓄積され、効率的になっていくためです。
そのため、頻繁に発生しない業務や不定期の依頼は、割高になる可能性も。
また、繁忙期は業者への依頼が多くなるため、この場合も期間限定で料金が上がる可能性があります。

アウトソーシングのコストパフォーマンス、費用対効果を考える際の注意点

ここまで、アウトソーシングのコストを左右するいくつかの要素を見てきました。
大切なのは、これらの要素を比較検討し、自社のアウトソーシングの利用方法を確立することです。

アウトソーシング業者はこれまでの導入事例を紹介し、さまざまな企業の成功例を公開しています。
それらの成功例を見ると、どの企業も他社の真似ではなく、その企業に最もマッチした利用方法でアウトソーシングの効果を最大限に引き出しています。
この章では、アウトソーシングを有効活用するために、以下の2点を見ていきます。

自社コストと比較し、本当に削減につながるかどうかを確認する

アウトソーシングを検討する際は、自社コストとアウトソーシングのコストを比較し、導入によってコスト削減効果が得られるかどうかを計算しましょう。
アウトソーシングの価格について知るのも大事ですが、それ以上に大事なのは、自社コストの把握です。
ここが曖昧なために、「アウトソーシングしたいがためにアウトソーシングする」という状況になり、結果として導入コストが自社コストを上回ってしまうケースも多々あります。

そこで業務フローを作成し、コストを見える化すると把握が容易です。
改善が必要だと思われる業務のコストとアウトソーシングのコストと比較して、「ここに業務委託が必要だ」「ここはまだ現行のままでいい」など、詳細に費用を見積もることができます。
業務フローを分析することで、無駄や非効率な業務を省くことができ、アウトソーシングを導入する前段階から業務改善につながる場合もあります。

アウトソーシングのパフォーマンスを最大限に引き出す依頼内容・時期を考慮する

アウトソーシングをする際は、自社が外部委託したい業務に合った導入を検討しましょう。
自社の把握が進んでいない企業ほど、パックプランでまるごと委託する方向に流れがちです。しかし、それではアウトソーシングのパフォーマンスを最大限に引き出しているとはいえません。

同じルーティン業務でも、業務内容の頻繁な変更、短納期の業務など、さまざまな状況が想定されます。
その場合、変更の少ないルーティン業務のみを切り出して委託するなど、委託方法はいくらでもアレンジ可能です。
前述した料金を左右する要素を踏まえ、自社でコントロールして、コストパフォーマンスを高める要素を押さえるようにしましょう。

まとめ

以上、アウトソーシングでコストを削減するために押さえておきたい要素と、導入時に気を付けたいことをまとめてきました。

アウトソーシングでコスト削減を成功させるためには、分析と戦略ありきと覚えておきましょう。
アウトソーシングはルーティン業務を代行してもらえる利便性の高いサービスですが、状況次第でいくらでもコストは膨れ上がります。
「その業務のために雇用した場合にかかるコスト」が常に見えるようにしておき、それを下回る費用で外部委託するよう心がけましょう。