インサイドセールスのメール活用で成果を出すには？例文や成功のコツを徹底解説

インサイドセールスにおいてはメールの活用も有効ですが、下記のような疑問を抱える方もいるでしょう。

• インサイドセールスでメールを活用する目的は？
• メール配信時の注意点はある？
• メールでどのように売上に繋げる？

本記事では上記の疑問に答えるべく、インサイドセールスでメールを活用する目的やメール配信時のポイントについて解説しています。

またメールを有効活用して成果を出すコツや、各場面における例文も紹介していますので、メール活用時の参考にしてください。

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インサイドセールスでメールを活用すべき理由

本章ではインサイドセールスでなぜメールが活用されているのか、詳しい活用方法とともに解説します。

活用方法によっては見込み顧客の育成に役立ったり、売上に直結するような行動を促せたりできる営業手法でもあります。

事前にメールの重要性を理解して、インサイドセールスに活用できるようにしましょう。

見込み顧客を育成し商談につなげるリードナーチャリング

リードナーチャリングは、見込み顧客の育成を指します。顧客の購買意欲を高め、最終的に受注や商談へと繋げるマーケティング活動を実行するためには、見込み顧客に対して定期的なアプローチが必要です。

メールは手軽に利用でき、電話よりも自分のスケジュールに合わせて対応できるメールのほうが相手への負担が小さいため、リードナーチャリングに最適な手法といえます。さらに一斉送信も可能なため、一度に多くの見込み顧客に対してアプローチしたいときにも有効です。

下記記事ではリードナーチャリングに役立つツールの紹介もしていますので、伴わせて参考にしてください。

»営業生産性向上のために重要な３つの指標(KPI)と施策事例

リードとのコンタクトを取り反応を見て選別をするリードクオリフィケーション

リードクオリフィケーションは、見込み顧客の絞り込みをおこなうことを指します。

インサイドセールスは顧客の確度を高めてフィールドセールスへ渡す役割を担うため、アプローチの過程で確度の高い顧客の見極めが必要です。

メールを活用すれば開封率やクリック率などのデータが取れるので、顧客の確度を判断する材料になり絞り込みに役立ちます。

またメールの開封率を見ても一向に確度が上がらないような顧客については、一度マーケティング部門に戻す判断もできるでしょう。

メールの活用は効率よく広範囲にアプローチできるだけでなく、顧客の振り分けにも有効なデータが取れるメリットも持ち合わせています。

フォローによるアップセル

商品をすでに購入してくれた既存顧客に対し、フォローを目的としたアプローチをする場合にもメールが有効です。

購入商品後の調子を伺ったり、サービスのアンケートを取ったりする形でメールを活用することが可能です。

またフォローに加えて自社の新商品も紹介できるので、アップセルやクロスセルにも繋げられます。

ネットショッピングでもよく見るような、一緒に購入されている商品をピックアップしてメールで送信すると、顧客の購買意欲を高められるでしょう。

また電話では説明が難しいものでも、メールには写真添付や装飾ができるので、視覚を通して理解してもらいたい場合にも大いに役立ちます。

インサイドセールスのメール活用で成果を出すポイント

インサイドセールスでメールを活用して成果を上げるには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

本章ではメールを活用して成果を上げるためのポイントを、件名やデザインなど細かい部分まで解説しています。

また送る頻度や日時についても解説しているので、本章の内容を意識してメールの作成をしてみてください。

ポイントその1：メリットがすぐわかる件名にする

まずはメールを送っても開いてもらわないと始まらないので、メリットがすぐ伝わる件名にして開封率を上げることが最優先です。

件名が長いと読む気持ちを削いでしまい、何のためのメールなのかも一目でわかりにくいため、開封前に削除されてしまう可能性があります。

件名をわかりやすくし、自分に関係があるメールだと思わせなければなりません。

具体的には期間限定や受信した方だけといった特別感【希少性】を出して、思わず開封したくなるような件名への工夫が必要です。

また件名の文字数は20文字程度が最適といわれているので、文字数に収まるよう件名の考案をしてみましょう。

ポイントその2：宛名には個人名を入れる

BtoB営業において、メールの宛名に企業名しか入っていない場合より、個人名が入っていたほうがすぐに開封され読まれる確率が高くなります。

宛名が企業名であれば後で読もうとメール開封を後回しにしてしまいがちですが、自分の名前が入っていればすぐに開封する方は多いはずです。

また宛名に個人名が入っていたほうが企業名のみの場合よりも親近感がわきやすく、距離感が近くなるため、問い合わせもしやすくなるでしょう。

相手先の担当者名がわかっている場合、宛名には必ず個人名を入れるよう心がけてください。

ポイントその3：一通で完結させる

メールを送る際、必要な情報はなるべく一通にまとめる形でメールを作成しましょう。

アプローチ回数を増やすことは確かに有効ですが、メールが複数に分かれて連日届くようになると、読む側にとってはかなりの負担です。

一度でも負担に感じてしまうと、配信解除（オプトアウト）されてしまうリスクもあるため、内容を複数に分けて短期間に送るのは避けましょう。

メールを複数にするよりも、有益な情報を一通にまとめて送信することで、読み手側も一通読むだけで情報を得られるので負担が軽減します。

メールを活用する際は読み手側の気持ちになって、負担にならないアプローチ方法を取ることが最適です。

ポイントその4：視覚に訴えるデザインにする

メールには装飾できるメリットがあるので、機能を活用して視覚に訴えるデザインにしましょう。

文字だけしかないメールだと、たとえ導線を設置していても目立たないため顧客がアクションを起こしにくくなります。

メールの内容が文字だらけで変化がない場合は、最後まで読んでもらえない可能性が高いです。

最後まで退屈することなく読んでもらうためにも、HTMLメールを活用してメール内に画像や動画を挿入して商品のセールスをおこなう工夫が必要でしょう。

またHTMLは申し込みボタンの装飾もできるので、顧客にアクションを促したい場合にも有効です。

口頭では表現できないことがメールでは表現できるのが最大のメリットなので、HTMLなどを有効活用して装飾したメールの作成をおこないましょう。

ポイントその5：開封率の高い曜日や時間帯を特定する

開封率向上を狙う場合は、過去のデータから開封率の高い曜日や時間帯を特定し、ピンポイントにアプローチする方法が有効です。

開封率が一向に上がらないような相手に対し、高頻度でメールを送信しても逆効果となり、かえって印象を悪くしてしまいます。

アプローチ回数を増やさずに、見てもらいやすい日時の特定をしてみると開封率の課題も解決できるでしょう。

ちなみに開封率の高い曜日は一般的に火曜日とされています。逆に土日は休みの方が多く開封率が低いとされているので、送るのを控えましょう。

また開封率の高い時間帯はビジネスマンの場合7時〜8時、お昼前の10時〜11時、お昼後の13時〜15時といわれています。通勤中にスマートフォンを触る方が多いため、朝の時間帯を狙って送ったり、お昼休憩前後のタイミングを狙うとよいでしょう。

ポイントその6：送信頻度の調整をする

メールを継続的に送ってもなかなかアクションを起こさない顧客に対しては、送信頻度の調整をしてみましょう。

まずは相手に認知してもらうことが重要なので、過去に配信したメールを分析して反応がよかった曜日や時間帯に送信してみてください。

都合のよいタイミングでメールが来るようになると顧客も覚えやすく、また印象もよくなりやすいので一石二鳥です。

メールの活用で顧客に変化がないと感じたら、接触を増やすのではなく一歩引いて返信率を上げるための戦略を練り直すことが大切です。

イメージダウンに繋がるような行動は避け、相手に負担をかけない方法を考えてみましょう。

ポイントその7：セグメント配信をする

セグメント配信は、ある特定の条件で絞り込んだ顧客に対して配信するメールのことです。

条件はさまざまですが、代表的なものは性別や年齢、職業などが挙げられます。

一定の条件で絞り込んだ顧客にアプローチし、開封率やクリック率を向上させることを目的としています。

条件を問わず一斉に送信するアプローチ方法と違い、条件を一定にすることでメールの内容も決めやすく、ピンポイントにアプローチできるメリットがあります。

商品購入者のみに絞ってメール配信をおこない、アップセルへとつなげたい場合にも有効でしょう。

ただし細かくセグメント分けした場合、セグメント別のメール文を考案する工数が大幅に増える可能性があるため注意が必要です。

インサイドセールスにおけるメール例文集

本章では、営業シーン別に使用できるメールの例文について紹介します。

シーン別でメールに記載すべき項目が異なるため事前に理解を深めておき、メールの効果を発揮できるようにしましょう。

また以下で紹介する例文は実際に使用できるメールとして記載しておりますので、ぜひテンプレートとしてお使いください。

資料請求のお礼メール

まずは資料請求があった場合のお礼メールを先方に送る際の例文をご紹介します。

顧客から資料請求の依頼があった場合は、お礼とともに打ち合わせの日程調整の依頼も必ずおこなうようにしましょう。

また今回どのような背景で資料請求に至ったかをメールでヒアリングすると、今後メール文をブラッシュアップする際に役立ちます。

商談の打診をするメール

ここでは商談の打診をおこないたい場合に送るメールの例文を紹介します。

商談の打診をおこなう場合は、商談に必要な所要時間および複数の候補日時は必須で記載しましょう。

情報提供をおこなうメール

ここで紹介するのは、新しい情報の提供をおこないたい場合に送るメールの例文です。

見込み顧客が過去に資料請求やセミナーに参加していた場合は、該当する資料やセミナーに関する情報を提供すると、開封率の向上が期待できます。

顧客の掘り起こしを目的とするメール

休眠顧客の掘り起こしをしたい場合に送るメールの例文を紹介します。

具体的な事例を記載して、再度相手企業の興味を引けるようにしましょう。
また興味を持った場合にアクションを起こせるように、サービス紹介動画などの動線の設置も忘れずにおこなってください。

インサイドセールスでのメール配信の注意点

インサイドセールスにおいてメールは有効なツールですが、配信時の注意を怠ると顧客の信頼をなくしかねないため注意が必要です。

本章ではメールを配信する際に特に気をつけたいポイントを3つに絞って解説します。
配信前に必ずチェックし、今一度メールの確認をおこないましょう。

誤字脱字をなくす

メール文中の誤字脱字がないように、送信前に必ずチェックしましょう。

基本中の基本になりますが、一番重要な確認項目です。

メールに記載された情報がどんなに有益でも、誤字脱字があった瞬間に読みにくいメールとなってしまいます。

さらに、誤字や脱字があるということは再確認を怠っていることが露呈してしまうため、相手からマイナスイメージを持たれる原因になります。

一度マイナスイメージを持たれると払拭はなかなか難しいので、確認すれば防げるミスはしないよう気をつけましょう。

またせっかく開封して読み進めていても誤字脱字を見つけた瞬間に読む意欲を削ぎかねないため、十分注意してください。

誤送信による情報漏洩を防ぐ

メールには企業情報が記載されているので、情報が漏洩しないためにも誤送信を避けなければなりません。

誤送信をした段階で、誤送信先と本来送信すべき相手の双方に謝罪をしなければならず、対応に追われてしまうでしょう。

そもそも誤送信をしてしまうような企業は先方からセキュリティ対策を疑問視されるようになり、一瞬で信用を失う危険性があります。

誤送信は確認不足が招く失敗なので、送信前にしっかりと宛先を確認することやダブルチェックの体制を整えるなど、確認方法は事前に確立させておきましょう。

サイズが大きい場合は圧縮する

HTMLなどでメールを作成すると容量が増えてしまいがちなので、必ず圧縮して送るようにしましょう。

容量が大きいメールは開くのに時間がかかるため、読み手側に大きなストレスを与えます。

表示に時間がかかるメールは、全文が表示される前に削除される可能性が高くなります。これでは時間をかけて装飾の凝ったメールを作成しても意味がありません。

工数だけかかって読まれないメールを作成することになってしまうので、事前に容量のチェックは欠かさずおこなって下さい。

装飾があってもすぐに全文が表示されるよう、サイズが大きい場合は圧縮して送信しましょう。

なお、添付ファイルをスムーズに閲覧できる容量の推奨値は2MB以内です。

多くの企業では送受信できる容量を10MBに設定していますが、システムが古い場合は3MB以内までしか受信できない場合があります。

またメールの送信時には容量が1.5倍ほど大きくなるため、2MB以内に抑えられれば容量をオーバーするリスクもないでしょう。

インサイドセールスのメール活用で成果を出すには外注も検討

メール施策の導入をおこなっても、なかなか成果が表れない場合もあるでしょう。

そのような時はプロに外注して、原因究明と成果の向上に努めるのも一つの手です。

本章ではインサイドセールスのメール配信を外注するメリット・デメリットについて解説します。

下記記事ではメール営業代行に強い会社を紹介していますので、本章と併せて参考にしてください。

» メール営業代行に強い代行会社3選！メリット・デメリットも解説 ​​​​​​​

インサイドセールスのメール配信を外注するメリット

インサイドセールスにおいてメール営業やメールナーチャリングを外注化すると、確度の高いリストの作成や、各顧客に合ったメール文の作成を代行してもらえます。

インサイドセールスではメール営業のプロが対応するため、開封率の大幅な向上や商談機会の創出などが見込めるでしょう。

代行会社に依頼することでメール作成に時間を取られなくなるので、商談に集中できるようになります。

依頼会社内でもノウハウを蓄積できるよう、メール原稿文の添削もしてもらえます。

営業のプロが考える目線で文章を構築してくれるので、今後自社で運用するためのノウハウとして大いに役立つでしょう。

またメールだけでなくインサイドセールス全般を外注するメリットは大きいといえます。

下記記事ではインサイドセールスを業務委託する場合のポイントや注意点を解説していますので、一緒に参考にしてください。

インサイドセールスのメール配信を外注するデメリット

インサイドセールスのメール配信を外注化すると、メール施策の運用開始まで時間がかかるデメリットがあります。

外注会社からのヒアリングやターゲットのすり合わせをおこなう必要があり、効果は期待できるものの多少の時間がかかる点は考慮しなければなりません。

またメール配信代行には当然ですがコストがかかります。自社で運用していればツールの使用料のみだったのが、代行会社に依頼すると代行費用が発生するため別途予算の確保が必要となります。

メール配信を代行してでも成果を上げたい場合や、ほかにリソースを割きたい場所がある場合はコストをかけて依頼すべきでしょう。

インサイドセールスでのメール活用はポイントを押さえるのがコツ

インサイドセールスにおけるメール活用は、各シーン別に文章を変えたり、注意点を踏まえたりして運用することが成功のコツです。

また成果がなかなか上がらない場合や運用方針に迷っている場合は、メール営業代行に依頼して効果を最大化させるのもおすすめです。

ネオキャリアではインサイドセールスに関するサポートをおこなっており、豊富な営業経験があります。インサイドセールについて悩みがある場合はお問合わせフォームよりネオキャリアにご相談ください。

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