シェアードサービスは効率的な経営手法!アウトソーシングとの違いやメリット・注意点を解説

シェアードサービスは、アウトソーシングと同じく間接部門の業務を一ヶ所へ集約させる効率的な経営手法です。ただし、業務の委託先は、シェアードサービスが同企業内、アウトソーシングが子会社や専門の外部企業というように異なるため、どちらを導入すべきなのかは企業によって異なります。

今回は、シェアードサービスとアウトソーシングの違いや、シェアードサービスを導入した場合のメリットと注意点を解説していますので、業務効率化の参考にしてみてください。

シェアードサービスは企業の経営手法のひとつ

シェアードサービスとは、グループ企業の間接部門で個々に請け負っている業務を、一ヶ所でまとめておこなう経営手法です。

シェアードサービスの対象となる間接部門には、会社の業績に結び付く直接部門(製造・営業・販売など)を支援する以下の部門が当てはまります。 

間接部門 委託業務内容
人事部門 採用・退職・人事異動・昇進などの手続きや、給与計算・労働管理など
総務・法務部門 福利厚生の設備や備品管理、および個人情報保護や契約書の作成など
経理部門 入出金の管理や予算編成、決算表・財務諸表などの作成および報告など
情報システム部門 IT戦略やシステム企画、インフラの構築・運用・保守など
営業事務部門 見積書や発注書・納品書などの作成および顧客管理など

シェアードサービスとアウトソーシング(BPO)の違い

シェアードサービスとアウトソーシング(BPO)は、どちらも間接部門の業務を一ヶ所へ集約する経営手法です。ただし、委託先が以下のように異なることを覚えておきましょう。

  • シェアードサービス:同企業内
  • アウトソーシング:子会社、または専門の外部企業

シェアードサービスを導入する4つのメリット

シェアードサービスを導入すると、以下のようなメリットがあります。

  • コストの削減につながる
  • 質が向上する
  • 納期が確実に守られる
  • グループの経営力が向上する

コストの削減につながる

多数の部門で行われていた業務を一ヶ所に集約することで、人件費などのコストを大幅に削減できます。グループ会社の数が多ければ多いほど、シェアードサービスの導入効果も大きくなるといえるでしょう。

業務の質が向上する

シェアードサービスを導入すると、バックオフィス業務に対して知識の高い人材が一ヶ所へ集まるため、間接部門で行われていた業務の質が向上します。また、直接部門に属している方もシェアードサービスを導入することで本業に集中しやすくなるため、結果的に企業全体の質が向上するのです。

納期が確実に守られる

シェアードサービスを導入すると間接部門の業務内容が効率化するので、納期が確実に守られるようになります。さまざまな部署を回らなければ承認を得られなかった内容も一ヶ所で完了するため、無駄な時間を省くことができるのです。

グループの経営力が向上する

シェアードサービスを導入すると、間接部門のスペシャリスト部門が誕生します。すると、間接部門から経営や業務をより良くするための提案が出やすくなるため、グループの経営力が向上するのです。

シェアードサービスを導入する上での3つの注意点

シェアードサービスの導入は、メリットばかりではありません。社内へ導入を検討されている場合は、以下の注意点も頭に入れておきましょう。

  • 初期投資として多大なコストや時間がかかる
  • 従業員のモチベーション低下を招く恐れがある
  • システムを統廃合するハードルは高い

初期投資として多大なコストや時間がかかる

グループ企業で個々に行われていた業務を一ヶ所へ集約するためには、導入完了まで時間がかかります。また、長期的にみればコストの削減が可能であっても、導入時にはパソコンや備品などを一括購入するなど、環境を一から整える必要があります。そのため、初期投資には多大なコストがかかってしまうケースが多いのです。

従業員のモチベーション低下を招く恐れがある

間接部門の業務は、直接部門の業務内容と比較すると単調作業が多いため、場合によっては従業員のモチベーションを低下させてしまうことがあります。企業によっては人事異動で人員を再配置させる場合もありますので、労働環境が大きく変わる場合は、社員へのメンタルケアも忘れないようにしましょう。

システムを統廃合するハードルは高い

グループ企業とはいえ、個々の会社が独自に導入していたシステムを統廃合し、全員が納得する新システムを作り出すことは非常に難しい作業です。これまで慣れていたシステムから大きく変わる場合は社員からの不満も出るでしょうし、最初はミスも出やすくなります。

シェアードサービスは画期的な経営手法ですが、導入に際しては細心の注意が必要です。

まとめ

シェアードサービスとは、グループ企業の間接部門が個々に行う業務内容を一ヶ所に集約させることで、業務を効率化させる経営手法です。

シェアードサービスは人件費などのコストを削減できるだけでなく、グループの経営力も向上させる効果があるため、導入できればその効果は非常に大きいことが予想されます。

ただし、導入完了までは多額の初期投資が必要であったり、企業間で異なるシステムを統廃合させなければならなかったりと、課題が大きい点には注意が必要です。

シェアードサービスよりもアウトソーシングした方が、コスト削減、従業員のモチベーションの維持、業務の効率化などのメリットがあることも考えられます。
どちらがいいか、しっかりと考慮することが効率化につながるでしょう。

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