年末調整はアウトソーシングすべき？メリット・デメリットを解説！

年に1度行う年末調整。この時期になると、年末調整とコア業務を平行して行う必要があるため、残業や休日出勤を行う人も少なくありません。

しかし、企業や社員の負担も多いことから、年末調整をアウトソーシングする企業も存在します。
では、年末調整は、アウトソーシングをするべきなのでしょうか？

この記事では、年末調整をアウトソーシングすることによる、メリットやデメリットをお伝えしていきます。年末調整をアウトソーシングするか検討しているのであれば、アウトソーシングすることのメリット・デメリットを確認して、どちらがあなたにとって得になるのかを確認してみましょう。

年末調整をアウトソーシングするメリット

年末調整をアウトソーシングする場合、以下のようなメリットがあります。

• コスト削減
  
• 手間を省きコア業務に集中できる
  
• 法令への対応が可能

それぞれどういったメリットになるのかを具体的にお伝えしていくので、参考になれば幸いです。

コスト削減

年末調整をアウトソーシングすることで、人件費を削減できる可能性があります。

年末調整は、年に一度しか行わない業務です。毎年同じ人が行っていたとしても、年末調整のやり方を1から復習する必要があるため、効率が非常に悪くなりがちです。本来行うべきコア業務のことを考えると、残業や休日出勤などを行う必要もあるでしょう。

しかし、アウトソーシングをすれば、年末調整のプロが業務を担ってくれます。年末調整に精通したプロなら、社員よりも短い時間で年末調整の業務を完遂することができるため、総合的な費用は安くなる可能性があるのです。

手間を省きコア業務に集中できる

手間を省きコア業務に集中できるのも、アウトソーシングをするメリットのひとつです。

年末調整は、コア業務と平行して行うのが一般的です。年末調整を行う方は、年末調整の時期になると休む暇もなくなるほど、業務を圧迫してしまうでしょう。その結果、疲労が溜まり、コア業務や年末調整などでミスをしてしまい、余計に時間がかかってしまうかもしれません。

その点、アウトソーシングをすれば、社員は本来のコア業務に集中できます。年末調整を理由に業務が忙しくならないため、疲労によるミスをすることも防げます。コア業務に集中できることで作業効率が上がるため、売上が上がる可能性すらあるでしょう。

法令への対応が可能

アウトソーシングを活用すると、法令への対応も可能になります。

働き方改革法が適用されたように、「有給休暇の取得義務化」や「残業時間の上限規制」など、現在は働き方に関する法令が厳しくなってきています。昔までは問題がなかった働き方でも、今では罰則の対象になり得るのです。このような法令は毎年改定されるため、企業は柔軟な対応力が必要です。

法令に対応するためにも、企業は業務効率を上げることを求められます。アウトソーシングを取り入れることで、年末調整のようなノンコア業務による業務効率の低下を防ぐことが可能です。毎年改定される法令に対応するためにも、アウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。

年末調整をアウトソーシングする際の注意点

年末調整をアウトソーシングする際、以下のことに注意する必要があります。

• 社内で人材が育たない
  
• アウトソーシング先の対応範囲
  
• 個人情報の管理

それぞれ何に注意する必要があるのかをお伝えするので、アウトソーシングをする前に確認しておきましょう。

社内で人材が育たない

アウトソーシングを活用すると、年末調整の業務を経験することができなくなります。その結果、社内で年末調整が行える人材が育たなくなる可能性があるでしょう。

将来的に社内で年末調整を行いたいのであれば、アウトソーシングを活用しつつ、部署を作ったり、社内教育を行ったりして、年末調整が無理なく行える社内体制を整える必要があります。社内で年末調整を行えば、従業員からの年末調整に関する問い合わせを迅速に対応できるメリットもあるので、検討してみてはいかがでしょうか。

アウトソーシング先の対応範囲

年末調整をアウトソーシングする場合、アウトソーシング先の対応範囲を確認する必要があります。たとえば、以下の2点のようなことを確認しましょう。

• 年末調整のいくつかのフローのうち、どこまで外注ができるのか
  
• どこまでが基本料金で、追加費用にはなにが含まれるのか

これらを確認しないと、思ったほど負担が軽減されなかったり、思わぬ追加費用が発生したりする原因になります。アウトソーシング業者やプランによって異なるので、事前に質問しておくことがおすすめです。

個人情報の管理

アウトソーシング業者を探す場合、個人情報の管理が徹底されている業者を探しましょう。

年末調整は税金関連の業務であるため、マイナンバーのような個人情報を、アウトソーシング業者に提出する必要があります。情報管理が甘い業者の場合、個人情報が漏洩して、社員が犯罪に巻き込まれるかもしれません。

社員を守るためにも、個人情報の管理が信頼できる業者を探す必要があります。資料を請求したり、担当者に質問したりして、個人情報の管理方法を確認するようにしてください。

年末調整をアウトソーシングする際の費用相場

15名ほどの年末調整をアウトソーシングする際は、1万円～3万円程度が費用相場です。1人増えるごとに、1千円～3千円の追加金が必要になります。

社員は給与の3倍働く必要があるとも言われているため、15名ほどの規模の場合は、1人の社員が年末調整を1日かけて行うより、アウトソーシングで3万円以内に抑えたほうがお得になる可能性が高いです。

年末調整のアウトソーシングサービス3選

マルチデバイス対応のシステムで楽々「日本アウトソーシングセンター」

場所を選ばないマルチデバイス対応のシステムを利用し、設問通り回答するだけで年末調整が終了。従業員の負担を最小限に抑えます。
各種申告書の印刷と配布は不要なので人事部の負担もなくスムーズに年末調整を進められます。

料金:スタンダートプランは最大1人1,200円
URL:https://www.jpnoc.co.jp/lp/nenmatsuchousei/

クラウド＋BPO年末調整サービス「mominoki」

クラウドとBPOを組み合わせたサービスです。主に従業員数1000人以上の企業向けに提供されています。
画像認識AIと目視を組み合わせ、保険と住宅控除に関する証明書類を読み取ります。人事部に代わって、証明書類の収集と確認を代行します。

料金:500名まで90万円、以降1にあたり単価で追加料金あり
URL:https://mominoki.lacras.co.jp/

ペーパレス年末調整「smartHR」

Web上で完結する、ペーパレス年末調整が可能。管理者向け年末調整ウェビナーを定期開催し、はじめてでも安心して導入できます。
チャット&オンライン相談も対応しているため問い合わせ対応の負荷も軽減できます。15日間無料トライアルも実施しています。

料金:［1名～50名（1人あたり）］月間プラン600円、年間プラン550円
　　 ［51名以上］月間プラン非対応、年間プランは要問合せ
URL:https://smarthr.jp/nc/

まとめ

年末調整をアウトソーシングを活用すれば、社員の負担を減らしたり、業務効率を上げたりすることができます。また、人件費を削減できる可能性もあるため、企業はアウトソーシングを活用することで、大きな恩恵を受けることができるでしょう。

しかし、アウトソーシングをする際は、個人情報の管理やプランの確認など、注意しておきたいことがあります。社員が行うよりもアウトソーシングをした方が、費用が高くなることもあるので、それぞれのメリット・デメリットを比較して、どちらが得かを天秤にかけるようにしましょう。