業務効率化の取り組みを始めたいが、アイデアが浮かばない、どこから手を付けていいかわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では業務効率化の具体的なアイデア事例をご紹介します。個人でできること、企業ですることそれぞれご紹介しますので参考にしてください。

業務効率化の重要性

業務効率化とはその名の通り、業務(タスク)を効率化することです。業務を効率化することにより、時間削減、人的コスト削減ができます。
業務効率化をすることにより最終的には生産性向上が期待できます。

日本は労働力の減少により1人1人あたりの生産性を向上させることが重要になってきています。
労働力が潤沢にあった時代はマンパワーで成果を生み出してきましたが、これからの時代はいかに少ない労働力で最大の成果を生むかが必要とされています。

特に、労働力の獲得が厳しい中小企業にとっては業務効率化をして生産性を向上させなければ会社の存続をも脅かすため、非常に重要な課題となるでしょう。

業務効率化の手順

業務効率化をするためには以下のような手順を踏むと良いでしょう。

1.業務を見える化する

どの部署の誰が、何を目的にどんな業務を行っているかを明らかにします。
業務ごと、個人ごとに1つの業務に対してどれくらいの工数をかけているかをまず知ることでどこを業務効率化するかのポイントが見つけやすくなります。

2.業務のムダ・課題を発見する

見える化した業務の中で、必要以上に時間と人的リソースを使っているものや、目的が不明確なものを洗い出します。
なぜその業務に時間がかかっているのか？なぜその業務を行っているのか？を深堀し課題を設定します。

3．ムダを省くための改善アイデアを出す

発見したムダ、課題に対しての改善アイデアを出します。

アイデアの方向性は主に以下の2つです。

1.やめる、省く

過去の慣習にならって行われ続けていて目的が不明確な業務、必要性があまりない業務に関しては思い切ってやめてみましょう。
例えば、報告だけの定例会議や、出張などは資料を配布する、リモート商談、会議を行うなどすることにより大幅にムダを省くことができます。

また、煩雑な承認フローなども簡略化することによって業務効率がアップする可能性があります。

2.時間短縮、人的リソース削減のため効率化する

必要な業務だが時間と人的リソースをかけすぎているという場合はその業務に掛けるリソースを少なくするための方法を考えましょう。
近年注目されているRPA(Robotic Process Automation)などを積極的に活用すると大幅なリソース削減が期待できます。

4．改善アイデアを実行する

決めたアイデアを施策に落とし込み、実行します。

業務によっては、いきなり全社で改善を行おうとすると混乱や反発が起きる場合もあるため、まずは小さな組織から始め、オペレーションを確立し実績を作ったうえで全社展開すると行いやすいでしょう。

特にRPAの導入にはある程度の知識が必要なため、推進担当を部署に置き、その担当を中心に有用性を広めていくとスムーズです。

5．施策の振り返りを行う

行った施策の結果がどうだったかを振り返ります。想定通り業務効率化されている場合は、横展開してさらに業務効率化を進めます。

思うように効率化できなかった場合は、なぜできなかったのか課題を洗い出し、改善施策を再度検討しましょう。

業務効率化のアイデアの出し方

業務効率化のアイデアを出そうと思っても思いつかない…という方も多いと思います。
業務を効率化するためのアイデアを出すためのポイントをご紹介します。

1つ1つの業務に対して、以下のような視点で考えてみましょう。

・これは人が行わないといけない業務か？
・この業務の成果は工数と見合うものか？
・もっと簡単にする方法はないか？
・この業務を明日からなくしたら困るか？

いつも仕事が速い組織、人がいる場合はその部署や人の業務の行い方を聞いてみるのも良いでしょう。

業務効率化のアイデア事例

ここからは、具体的な業務効率化のアイデア例をご紹介します。

【個人】業務効率化アイデア事例

アイデア1．業務の進め方を見直す

1つの業務を終わらせるまでに時間をかけているポイントを洗い出し、業務の進め方を見直しましょう。

例えば企画の完成をゴールとしたときに、上長からの差し戻しが多く時間がかかってしまっているという場合は、差し戻しをできるだけ避けるための方法を考えましょう。

最初の要件定義の段階でしっかりとすり合わせをする、大枠ができた段階で相違がないかのチェックを入れるなどが考えられます。

アイデア2．業務の優先順位をつける

今抱えている業務の優先順位をつけることで、やらなければいけないことができていないということがなくなります。

なお、新しい業務が追加されると優先順位も変わるため、その都度優先順位をつけなおすようにします。

アイデア3.テンプレート化する

資料やメールなど、いつもある程度決まった内容で作成しているドキュメントはテンプレート化することで時間削減できます。

さらに組織で共有すると、統一され、質やかける時間にバラツキがなくなるためより良いでしょう。

アイデア4．ツールやアプリケーションを活用する

表の計算やデータ取得など、手作業で行っているものは「もっと簡単にする方法はないか？」という視点で考えてみましょう。
例えばExcelの関数やマクロなどを活用すれば大幅に時間短縮が期待できます。

またそれだけでなく手作業でなくなるために人的ミスも軽減できる可能性があります。

【企業】業務効率化アイデア事例

アイデア1．マニュアル・テンプレートを作る

業務マニュアル、業務フローやテンプレートを作ることにより新しい業務に取り組む場合でも人から人へ属人的に伝えるよりも時間を短縮しつつ、もれなく行うことができます。

特に引継ぎや中途入社の社員への説明など都度必要になってくる業務はマニュアル化しておくと良いでしょう。

アイデア2．働き方の多様化に対応する

社員1人1人、高いパフォーマンスを出せる環境は違うものです。

自宅が遠方にある、子育て、介護で時間が制限される場合にはリモート勤務のほうが効率よく業務を行えるかもしれません。

その人にとって業務効率が上がる環境に柔軟に対応すると良いでしょう。

アイデア3．人員配置を見直す

余剰人員が出ている、逆に人員が不足している組織間での人員移動や、個人の適性に合う業務に異動させるなど人員配置を見直すことにより効率の良い組織になるでしょう。

ただ、望まない移動はパフォーマンスの低下を招く恐れもあるため、本人の希望や適性への認識と齟齬がないかを見極めた上で判断するのが好ましいでしょう。

アイデア4．RPAを導入する

近年発展を見せているRPA (Robotic Process Automation)は労働力不足を解決する選択肢として注目を集めています。
RPAはロボットに処理工程をインプットし実行させるため、ルール化されている、パソコン上だけで完了する業務が適しています。

ただ、RPAを導入すればほったらかしでよいわけではなく、RPAを管理する人員は必要になりますので頭に置いておくと良いでしょう。
また、導入にあたっては業務プロセスの見直しや業務量の洗い出しなどの作業が必要になりますので導入当初はある程度の工数を見込んでおきましょう。

アイデア5．業務をアウトソーシングする

本業ではない、ノンコア業務は外部にアウトソーシングすることで大幅な業務効率化が見込めます。
リソースが外部に確保できるだけでなく、ノウハウが豊富な場合が多いため、業務の質も上がるでしょう。

以下記事ではアウトソーシング(BPO)で実績のある会社を分野別にご紹介しています。
どんな業務がどれくらいの費用でアウトソーシングできるのか知りたい、という方はぜひご覧ください。
【最新35社】分野別・BPOサービス会社一覧！大手から中小まで徹底比較

業務効率化をする際の注意点

プロジェクトを発足し、周りを巻き込む

業務効率化はめんどくさい、効率化したところで評価は上がらないという認識では社内の業務効率化はうまく進みません。
やりなれた業務のやり方を大きく変えることに少なからず反発する人もいるでしょう。

効率化することによりどんな利益が出るのか、を自分事として考えてもらうためにも、業務効率化をする際は部署をまたいだプロジェクトを発足し、各部署で啓蒙しながら進めると良いでしょう。

さらに成功事例を積極的に全社発信することで導入、改善への抵抗感を軽減できます。

ツールやRPAは使いこなせるものを選ぶ

高機能なツールや最新のRPAを導入したものの、現場で使いこなせず辞めてしまったという例はよくあります。
どんなに高機能なツールでも、現場で活用できなければ無用の長物です。

導入前に必ず現場の担当をアサインし、実際の業務内容に当てはめて検討するようにしましょう。

また、ツールの操作や導入のために逆に時間がかかってしまっては本末転倒です。
現場には様々なITリテラシーの人がいます。会社全体で業務効率化をするためには、すべての人が問題なく使えるように整備をする必要があります。

できるだけシンプルで、多機能過ぎないツールが安心でしょう。

必要なものまで削減しすぎない

ムダを省くのが業務効率化だといって、必要なものまで無くしてしまうことで逆に組織運営がうまく回らなくなる可能性もあります。

例えば会議はムダなので基本禁止、必要な場合は30分までというルールを作ったとします。
これまでムダだと思われていた雑談や会議が実はアイデアの出どころだった、チームのコミュニケーションの場だったということも考えられます。
それらを削減してしまうことで、コミュニケーションが取れずアイデアの出どころもなくなってしまいます。

何でもかんでも削減すればよいというわけではないことに注意しましょう。

まとめ

業務効率化は必要なものは残しながら、ムダなものを削減、圧縮するという一見シンプルなものですが、それが本当にムダか？必要なのか？という見極めは難しいものです。

効率化をした後も振り返りを行い、それが本当に有用だったか？を確認しながら柔軟に進めることをおすすめします。