誰もが予想しなかったであろう、新型コロナウイルスの感染拡大。緊急事態宣言の発令や不要不急の外出自粛要請によって感染リスクを下げるための動きが広がる中、ビジネス面でも時差出勤やリモートワークの推進、スムーズかつ効率的に連絡がとれる各種コミュニケーションツールの導入など、さまざまな対策が進んでいます。

事態の終息にはまだまだ長い道のりを辿ることが予想されており、経営の舵取りを迫られている企業は少なくありません。売上向上とともにコストを削減し、利益を確保することが企業の生命線であり社会的使命です。そのために、企業が今すべきことは何か――。ここでは、今取り組むべきコスト削減のポイントについて、探っていきましょう。

会社が動けばお金も動く。経営に欠かせない３つのコストとは？

そもそも、企業におけるコストにはどのようなものがあるのでしょうか？

利益をあげるために必要な企業活動に関わるすべての費用を、3つに分けて見ていきましょう。

①オフィスコスト

家賃をはじめ、パソコンやスマートフォンなどのモバイル機器、オフィス備品などの消耗品などが含まれます。

②エネルギーコスト

電気、ガス、水道などの光熱費やガソリン代など、ライフラインに関わるコストを指します。

③オペレーションコスト

人件費や商品を生み出すためにかかる物流費。人件費には、従業員の毎月の給与、諸手当、社会保険料なども含まれます。

どれも企業活動には欠かせないものばかりですが、一つひとつを見直すことでコスト削減に大きな効果を発揮することができます。

紙１枚、ペン１本への意識から生まれる、コスト削減術

まず、3つの中で従業員一人ひとりが意識することで効果が見えやすいのが、「オフィスコスト」。コロナ危機が訪れる前から実践している企業も少なくないでしょう。

たとえば、コピーや印刷の際にモノクロ印刷や両面設定を徹底すれば、インク代や用紙代の削減につながります。また、単価が安いため気軽に購入してしまいがちなボールペンやクリアファイルなどの事務用品も、購入時のルールや管理者を決めることで、無駄な購入が抑えられるようになります。

加えて、この機会に文書管理の在り方を見直すことも重要です。会議資料をはじめ、見積書や請求書を電子化してペーパーレスを図ることで、インク代や用紙代、事務用品にかかるコストは大きく削減されます。

省エネは、家庭だけでなくオフィスでも！

「エネルギーコスト」の削減には、細かな省エネ対策が有効的です。光熱費やガソリン代は毎月発生するものが多く、年間通してかかる金額も大きくなるからです。日中はオフィスの照明を最小限にする、終業時はプリンタやモニターなどのオフィス機器やコーヒーメーカーや電子レンジなどの電源を落とすことで待機電力の消費を抑えれば、電力の節約につながります。

また、暑い季節にはエアコンをフル稼働することもあるでしょう。現状の電力会社の契約プランを見直したり、新たな電力会社を選定することも、「エネルギーコスト」の削減を後押しするのではないでしょうか。

ITやRPAの導入が、企業のコスト改革を牽引

そして、3つめが「オペレーションコスト」。従業員がいる限り人件費はすべての企業に発生し、企業経営における費用の中で最も大きなウエイトを占めるといわれています。とはいえ、給与や賞与の減額は企業として避けたいところです。

そこで注目したいのが、業務プロセスの見直しです。たとえば、毎月の経費処理の工数削減には、クラウド型の経費精算システムの導入が有効的です。経費の入力から申請、承認のフローが短縮でき、クラウド上で管理することで、紙の領収書を社内で保管し続ける必要もなくなります。ペーパーレス化によって、「オフィスコスト」の削減にもつながるため、今や多くの企業で導入されています。

そして、近年注目を集めているのが定型業務のRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）化。人件費と比較してもRPA導入コストの方が安く、ルールが統一されているデータ入力作業や書類作成は、処理スピードや正確性の観点からみてもRPA化に移行する方がはるかに効率的です。

業務プロセスの見直しによって無駄をなくし、従業員一人ひとりの生産性向上を図ることで残業を抑止することが、結果的に人件費、すなわち「オペレーションコスト」の削減を実現します。

通勤時間もコストも削減！時代の主流になる新たな働き方

ここまで、主に３つのポイントから企業コストの削減方法を探ってきましたが、現在多くの企業が導入している「リモートワーク」も、実はコスト削減の効果が期待できるといわれています。

オフィスに出社する人が少なくなれば、オペレーションコストにあたる通勤交通費は大幅に削減され、消耗品代や光熱費も同様に抑えられます。同時に、リモートワークが定着すれば、企業は広いオフィスを借りる必要がなくなるため、今よりも狭い面積で、かつ家賃の手頃な場所に移転することで家賃を削減できます。

デスクやイス、光熱費などの固定費の削減にも、大きな効果が発揮できるでしょう。

業種・業態によってはリモート化が難しいため、すべての企業に有効的とはいえませんが、リモート化によるコスト削減の効果を理解することで、オフィスの環境整備や組織体制を見直すきっかけになるかもしれません。

コロナの打撃を、チャンスに変える

社会や政治、経済に大きな影響を及ぼしている新型コロナウイルス。その実態は誰もが予想できなかったものかもしれません。ただ、視点を変えれば、コスト削減という継続的な企業課題に挑むチャンスでもあります。

コロナ危機から描かれる未来図――。それは決して暗いものばかりではありません。数年後、コロナ時代を勝ち抜いた日々を企業成長の分岐点として振り返ることができるよう、前向きに、そして着実に今できることから取り組んでいきましょう。