会社説明会をアウトソーシング!代行できる業務とメリット・デメリットを解説

最近はさまざまな業務でアウトソーシングを活用する企業が増えていますが、そのうちのひとつが、採用に関する業務のアウトソーシング「RPO」です。

本来、採用業務は外部に委託せずに完結できればベストですが、実際に自社で会社説明会を開催するとなると、その準備にかける労力は大きく、リソース不足でコア業務に集中できないことがほとんど。このような背景によってRPOの導入が増えているのです。

そこで今回は、アウトソーシングで代行できる会社説明会に関する業務やメリットについて詳しくお伝えします。

RPOで代行可能な会社説明会に関する業務

企業が採用活動を行う際には、母集団形成に関わる業務や選考に関わる業務、内定に関わる業務など、一連の流れが必要となります。RPOでは、採用に関するこれらの業務すべてを委託することも可能ですが、その一部である会社説明会に絞って委託することもできます。

そこで、会社説明会に限定した場合、具体的にどのような業務を委託できるのか確認していきましょう。

説明会会場の選定と予約

まずは、会社説明会の会場の選定と予約です。

多くの参加者を募るためには、会場へのアクセスはとても重要ですし、快適な説明会にするためには会場の設備にもこだわりが必要です。より条件の良い会場を自力で探すのは大変な作業ですが、アウトソーシングを活用すれば、開催する地区や予算に合った会場を提案してもらうことが可能です。

日程調整

より多くの参加者を集めるためには、会社説明会の日程調整も重要な課題です。

競合の開催情報をチェックしてバッティングを回避するなど、採用に特化したアウトソーシングならではのノウハウで最適な日程調整を任せることができます。

説明会への誘致と参加確認

説明会への誘致はもちろん、最終的な参加確認も任せることができます。

事前の参加確認を行うことで、当日の参加率は1~2割も増加すると言われていますので、説明会の成功に一歩近付けることになるでしょう。

説明会参加者のリスト作成

企業の要望に合ったフォーマットを用いて、説明会参加者のリストを作成します。参加人数によっては手間がかかる作業ですので、担当者にとってはうれしい代行業務のひとつでしょう。

説明会のプレゼン代行

説明会当日のプレゼン代行も委託できますので、説明会に慣れてない企業の担当者も安心です。プレゼンのノウハウを活かし、自社の魅力をしっかりアピールすることができるでしょう。

会社説明会をアウトソーシングするメリット

次に、会社説明会をアウトソーシングするメリットを見ていきましょう。

会社説明会への参加者を増やすことができる

綿密な日程調整を行うことで競合とのバッティングを回避するのはもちろんのこと、積極的な誘致によって多くの希望者を募ることができるのは大きなメリットです。さらに、事前の参加確認を行うことで参加率アップも期待できます。

また、最近は売り手市場の傾向が顕著になっており、これまでの採用手法ではよい結果が出ないというケースも少なくありません。採用に特化したRPOを導入することで、最新のノウハウによる参加者の増加も期待できるでしょう。

採用におけるコア業務へ集中できる

採用に関する業務はとても幅広く、担当者の業務量は膨大なものです。

最近では、Web媒体を活用した採用活動が普及していることから、1企業に対する応募者数も飛躍的に増加していることもあり、採用側の事務負担はますます増えています。会社説明会にしても、事前準備に始まり、当日の会場の設営や受付、運営などの全体を考えると、リソースの確保も大きな課題でしょう。

そこで、ノンコア業務を委託することにより事務負担を軽減し、本来、自社社員にしかできないコア業務に集中できる環境を整えられるのも大きなメリットだと言えるでしょう。採用活動の一部である会社説明会の運営全般を委託するだけでも、かなりの負担を軽減できるはずです。

自社の魅力を伝えることができる

RPOのスタッフは採用に関する専門性や経験値が高いため、事前の資料作成や進行のサポート、プレゼンの代行なども含め、会社説明会の運営を円滑に進めることができます。その結果、参加者に好印象を与えることができ、自社の魅力をしっかりと伝えることにもつながるでしょう。

また、基本的には自社で行うべきコア業務であっても、会社説明会が初めてでノウハウが無いケースや、過去に会社説明会を行ったがうまくいかなかったケースなどでも、RPOの導入を検討するのもおすすめです。

ネオキャリアのRPOサービス

ネオキャリアは導入企業数10000社を誇り、数ある業者の中でもトップクラスの支援実績を持つRPOサービスです。採用計画の立案から母集団形成、選考から内定後まで、採用に関するノンコア業務全般に対応。

さらに、単に採用業務の代行を行うだけでなく、採用フローの最適化、採用コスト削減、歩留まり率アップといった業務改善にまで踏み込んだサービスを提供してくれます。

公式HP:https://www.neo-career.co.jp/service/rpo

まとめ

今回は、会社説明会をアウトソーシングした場合に委託できる業務やメリットについてお伝えしました。

採用に関する業務は膨大なものですが、その一部である会社説明会の運営を委託することで、自社の担当者は本来優先するべきコア業務に集中することができます。

また、専門性の高いスタッフに任せることで、自社の魅力をしっかりと伝えることができ、会社説明会を成功させることにつながるでしょう。採用担当の方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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