内定承諾率アップにつながる!採用業務を効率化する方法

採用活動がうまく進まないことに悩んでいる採用担当者にとって、効率的な採用業務は大きな目標であり、課題でもあります。なおさら、売り手市場となっている現状では内定者が辞退することも多く、せっかく費やした労力が無駄になってしまうこともあり、切実な悩みに頭を抱える担当者も少なくないでしょう。今回は、採用業務の効率化を図る重要性や方法についてお伝えします。おすすめの採用管理ツールやRPOサービスもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

採用業務の効率化を図る重要性

まずは、採用業務の効率化を図る重要性について見ていきましょう。

内定承諾率・歩留まり率がアップする

リクルートキャリアの研究機関である就職みらい研究所が発表した「就職白書2017」によると、新卒採用で学生が内定を辞退したケースでは、内定が出るのが遅かったことが理由であると回答した学生が20人に1人であったとされています。このことからも、採用業務の効率化を図り、内定までの時間を短縮することが、内定承諾率・歩留まり率をアップさせることにつながると考えられます。

出典元:『就職未来研究所』就職白書2017 -採用活動・就職活動編-

人事の業務量を削減できる

企業が行う採用活動には、母集団形成に関わる業務や選考に関わる業務、内定に関わる業務など、広範囲にわたります。それだけでも人事担当者の業務量は膨大なものですが、最近はWeb媒体を活用した採用活動が普及していることから、いち企業に対する応募者数も飛躍的な増加傾向にあり、担当者の負担はますます増えてきました。採用業務の効率化を図ることで、人事担当者の業務量が削減され、本来のコア業務に集中できる環境を整えることになるでしょう。

採用コストを抑えられる

従来の採用プロセスを見直すことで不要なプロセスを排除できるので、全体的なコスト削減も期待できます。担当者の負担が軽減されるだけでなく、採用コストを抑えることにもつながるのです。

採用業務を効率化する方法

では、採用業務を効率化する方法を具体的に見ていきましょう。

選考プロセスを最適化する

第一に、選考プロセスを最適化することが挙げられます。応募者対応を速やかに行うために自動返信機能を活用したり、応募者の情報をデータ化したりなどの改善は、効率化を図るだけでなく進捗を共有するためにも有効です。また、選考においても、まずはグループワークを活用して、一定の段階をクリアしてから個人面談を行うことで人事担当者の負担を軽減するなど、自社の選考プロセスを見直し、不要な工程や改善できる工程がないか分析してみるとよいでしょう。

社内で統一された評価基準をもうける

社内で統一された評価基準をもうけることも効率化への近道です。面接官の主観だけで評価を行うと判断にばらつきが生まれますし、結論にたどり着くための時間もかかってしまいがちです。一定の評価基準をもうけておけば、その基準をクリアしているかどうかで判断できるため、面接官の負担も軽減され、次のプロセスまでの時間を短縮できることになります。

採用ツール・採用管理システムを活用する

いくら人事担当者が効率よく業務をこなしても、リソースに見合わないほど業務量が多ければ、やはり採用効率は停滞してしまいますので、採用ツールや採用管理システムの活用もおすすめです。採用状態を自動で可視化して一元管理するツールや、選考の日程を自動で調整するツールなど、各社さまざまなサービスを提供していますので検討してみてはいかがでしょうか。そこで、おすすめの採用ツール・採用管理システムをご紹介していきましょう。

・MOCHICA
MOCHICAは、LINEのチャットボット機能を利用したサービスです。これまで、求職者とのやり取りはメールや電話が主流でしたが、5割の企業が就活のコミュニケーションツールに「LINE」を検討しており(※)、LINEを活用することで、「電話に出てくれない」「折り返しの対応に時間が取られる」などの問題が解消されます。また、LINE上で選考の日程調整を自動で行えるなど、人事担当者の負担を軽減する機能が付いています。初期費用が無料であることも大きなポイントで、コスト削減も期待できるツールです。

MOCHICA公式サイト

(※)ネオキャリア「就職活動時のコミュニケーションツールに関する調査2018」より引用

・TalentMind
TalentMindは人工知能AIを活用して効率的に候補者を分析し、最適な候補者を探し出すツールです。面接官の評価や選考過程を一元管理して、あらゆる情報をリアルタイムで可視化し、データを基に戦略的な採用意思決定を支援してくれるので、人事担当者の負担が大きく軽減されます。採用活動を戦略的に行うためのツールとして、国内外で活用されています。

TalentMind公式サイト

・ジョブスイート
人事分野におけるさまざまなソリューションをシリーズ化し、ワンストップで提供しているのがジョブスイートです。新卒採用と中途採用では管理するポイントが大きく異なるという視点から、新卒採用実務の特徴を踏まえた新卒採用管理システムの「JobSuite FRESHERS」や、中途採用実務に特化した中途採用管理システムの「JobSuite CAREER」などのサービスを提供しています。

ジョブスイート公式サイト

RPO(採用代行)サービスを利用する

ツールを活用しても効率よく採用業務が進まないという場合、RPOサービスを利用するという方法もあります。RPOとは採用に関する業務のアウトソーシングで、採用業務の一部もしくは全業務を外部に委託することができるものです。外部委託なので一定のコストはかかるものの、本来のコア業務に集中できることもあり、導入する企業も増えつつあります。

・株式会社ネオキャリア
ネオキャリアは、採用業務の一部を依頼することはもちろん、採用ニーズにあわせたプランニングや実施後の運用までサポートが可能で、人事担当としてスタッフを常駐させることもできます。また、採用に特化した自社内コールセンターの対応時間を広げることで問い合わせが受けられない時間を減らしたり、全応募者に対して30分以内の対応を行ったりするなど、応募者との接触を最大化するサービスを提供しています。また、料金体系は、面接に呼んだ人数に応じて料金が発生する「成果報酬型」と、面接設定以外の業務も含む場合の「イニシャル課金型」から選択が可能ですので、自社のニーズに合わせることができます。

株式会社ネオキャリア公式サイト

・株式会社人材研究所
人材研究所では、実務経験豊富なスタッフがテンポラリーな採用チームとして、新卒・中途を問わず採用業務を代行するだけでなく、面接官トレーニングや組織人事コンサルティングなど、組織人事や採用にまつわるすべてにおいて最適なソリューションを提供しています。その他、新卒紹介や人事・採用などのスタッフ紹介も行っており、人事課題の解決に関する講演や研修、セミナーも実施しているので、自社の人事担当育成にも活用できるのが特徴です。

株式会社人材研究所公式サイト

・株式会社ONE
求人業界を長年経験しているメンバーのみで構成されたコンサルタントが、約3000件の実績から蓄積された独自のノウハウを活かし、雇用形態、募集する業種・職種、時期やトレンド、面接フローや選考スピードなど、さまざまな点を考慮した採用代行プランを提供しています。また、スポットの代行プランもあるので、一時的に採用を強化したい場合にもおすすめです。

株式会社ONE公式サイト

まとめ

今回は、人事担当者の悩みでもある採用業務の効率化について、その重要性や方法をお伝えしました。自社において、選考プロセスの最適化や評価基準の設定を行ったうえで、それでも効率的な採用業務が難しいという場合には、採用ツールや採用管理システム、RPOの導入などを検討してみてはいかがでしょうか。

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