バックオフィス業務の重要性・職種|効率化させる方法とメリット

最終更新日 2020.03.29

「バックオフィス」という言葉をご存じでしょうか?
経理や総務など、企業運営を裏側から支える表面からは見えない、重要な業務の総称のことです。
しかし、直接的に収益を上げる部門ではないこともあってか、業務の効率化においては後回しにされがちな部分でもあります。見落とされやすい部分であるからこそ、少しの工夫で大幅な経営改善・収益増加につながる可能性が眠っています。

本記事では、このバックオフィスについて、概要や効率化の方法などを噛み砕いて解説していきます。
企業の発展に有益な情報ですので、ぜひ目を通してみてください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業運営を後方から支援する部署や業務の総称のことを指します。
直接会社に利益をもたらす業務ではないため、数ある部署の中でも「花形」といえるものではありませんが、企業運営には欠かすことができない「肝」となるものです。

対義語は「フロントオフィス」

バックオフィスの対義語として、「フロントオフィス」という言葉があります。
バックの「後ろ」、フロントの「前」と文字に表される通り、企業の「顔」となる、顧客と直接対峙し、やり取りする部署・業務のことです。
具体的には営業や受付、顧客対応部署(コールセンターなど)がフロントオフィスにあたります。端的にいえば、コンビニエンスストアの販売スタッフなどもフロントオフィスの業務です。

バックオフィス業務の重要性

バックオフィス業務は会社の内部ですべてを完了するケースが多いため、語弊を恐れずにいうならば、終始目立つことがない業務です。
しかし、バックオフィス業務の実態は企業の中核をなす、なくてはならないものです。
しかも、経理業務の給与計算や財務整理、人事業務の人材確保や研修など、企業の現在・未来を担うデリケートな内容を取り扱っているものが多く、ミスの許されない重要な業務でもあります。
目立たないからといって、ないがしろにできるものでは決してありません。

バックオフィス業務に含まれる主な職種

バックオフィス業務は、一般的に以下のような業種を指します。
・人事
・経理
・法務
・一般事務
・総務 など

名前だけでは全容が把握しづらいというのも特徴的です。
つまり、内容も多岐にわたり、複雑な業務を遂行しているということでもあります。

バックオフィス業務を効率化するメリット

利益に直接関わらない業務であるため、バックオフィスの業務の効率化は見送られやすいですが、その分、その余地が多分に残されているともいえます。
バックオフィスが効率化されるということは、人的・経済的リソースに余裕が生まれるということであり、結果的に、フロントオフィスも含めた企業全体の効率化・収益増加につながる可能性を秘めています。

コスト削減

バックオフィス業務を効率化し、今までよりも少ない人員で、同等、またはそれ以上の業務をこなせるようになれば、人員整理によって人件費を削減できます。
また、上記に挙げたバックオフィスに含まれる業種のほとんどが、デスクでのペーパーワークが主な業務です。これを社内システムの入れ替えによって、ペーパーレス化することができれば、コピー代や郵送費などの直接的な支出も削減できます。

生産性・品質の向上

バックオフィス業務に限ったことではありませんが、各部署はさまざまな業務を兼任しています。その中で可能な限りの業務を効率化することができれば、最も注力するべき「コア業務」に割ける時間・人員を確保することができます。
自社の強みを伸ばし、弱点を埋めることができれば、企業としての競争力もどんどん高まることになります。

柔軟な働き方に対応

後述で詳しく紹介するクラウドサービスや、ペーパーレス化を導入すれば、自宅や外出先・コワーキングスペースなど、場所や時間を選ばない柔軟な働き方に対応できます。
社員の働き方に選択肢を与えるということは、会社に対しての社員のエンゲージメント(信頼・忠誠心)をあげることになり、業務効率の向上・離職率の低下など、結果的に企業にとって好ましい影響が現れます。
また、育児や介護などを理由に、従来通りの出退社を伴う働き方ができない優秀な人材を雇用できる、というメリットもあります。

バックオフィス業務を効率化させる方法

上記のようなメリットを得るためには、どのようにしてバックオフィス業務を効率化させればいいのでしょうか。
今回紹介する方法は、以下の4つです。

・外注化(アウトソーシング)する
・クラウドサービスを利用する
・利用するツールを変更する
・専門家に相談する

それぞれ目的に対するアプローチの方法に違いがあります。
自社に適したものを選択しましょう。

外注化(アウトソーシング)する

外注化(アウトソーシング)とは、自社内でまかないきれない・効率化する余地がないバックオフィス業務を丸ごと、またはその一部を、外注業者に委託してしまう方法です。
切り出した業務内容をすべて任せることができるため、自社の社員はコア業務に集中することができます。
専門的な知識・経験が必要な業務も任せることができるため、人材育成にかける時間・コストが削減できることもメリットです。
外注やアウトソーシングは、人事の採用業務や新人研修、経理の給与計算業務などでよく活用されています。

クラウドサービスを利用する

業務において使用するシステムやサーバーを、クラウドサービスに移行することも有効です。
ネットワーク上のソフトを運用することに統一すれば、社外からでも社内と同じように業務を行うことができます。
また、クラウドサーバーを社内情報の保管場所とすれば、ペーパーレス化にもつながります。
勤怠管理、給与計算、会計・経理、経費精算、人材管理、採用管理、法務など、それぞれに特化したサービスがあるため、必要な業務だけを選択して導入することが可能です。

利用するツールを変更する

近年は特に給与計算などの経理業務を中心に、ほぼ全自動で業務を代行してくれるツール・ソフトウェアが続々と登場しています。
ありとあらゆる状況・パターンをカバーしているため、汎用性も高く、人的ミスを回避できるというメリットがあります。
また、そのツールよって業務自体に専門的知識が不要になるため、業務の属人化を回避したトラブルに強い運用が可能になります。

専門家に相談する

自社内ではこれ以上の効率化は不可能だと判断される状況でも、専門家に相談することで、画期的な改善方法を提示してもらえる場合があります。
現在ではオンライン上で税理士や行政書士、司法書士に手軽に相談できるサービスもあり、活用しやすい環境が整ってきています。

まとめ

バックオフィスは、表から見えない部分で企業の運営を支える部署・業務です。
人事や経理、総務など直接会社に利益を生むことがない部署が名を連ねますが、その業務内容は企業の現在、そして未来のために欠かせないものです。
あまり目立たない部署であるがゆえに業務の効率化においても後回しにされがちであり、現在も無駄が多いまま運営されているケースも少なくありません。

バックオフィスの効率化のために有効な方法は以下の4つです。
・外注化(アウトソーシング)する
・クラウドサービスを利用する
・利用するツールを変更する
・専門家に相談する

効率化が進めば、直接的な無駄が削減できたことによる支出の減少や、人的・経済的リソースの確保による、コア業務への注力からの収益増加など、多方面への好影響の期待ができます。
従来のままバックオフィス業務をしている企業は、効率化を検討してみることをおすすめします。

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