賢く利用して会社を成長!アウトソーシングが利用できる業務・活用例を紹介

現在、業務の運営に困っている、または持て余している社内業務はありませんか?

人員や知識・ノウハウの不足によって、必要以上の時間を費やしてしまっている業務があれば、その問題をアウトソーシングが解決してくれるかもしれません。しかし、アウトソーシングには向いている業務とそうではないものがあるため、特徴を掴んでおかないと逆効果になってしまうこともありえます。

今回の記事では、どんな業務がアウトソーシングに向いているのか、具体例を挙げながら詳しく紹介していきます。

アウトソーシングが注目されている背景

昨今、アウトソーシングがより注目を集めている理由として、「人材不足問題」と「改正労働契約法の影響」があります。

内閣府や経産省によると、少子高齢化の影響により2005年から日本の人口は減少の一途をたどっており、それに伴って労働人口も加速度的に減少しています。そのため、人員の確保は年々困難になり、社内だけではまかないきれない業務量を抱えている企業が増えてきました。

また、2012年から施行された「改正労働契約法」により、派遣社員やパート・アルバイトなどの有期労働契約の労働者は、通算5年以上同じ勤務先で勤務をした場合、自身の希望にて無期労働契約に切り替えることができるようになりました。企業側としては、雇用リスクの低かった有期労働契約のメリットが失われた形となり、より人材確保に慎重にならざるをえない状況になったといえます。

アウトソーシングは、人材の確保ではなく「社内業務の外部委託」であるため、上記2つの問題を一挙に解決に導く、現代のニーズに合った業務運営方法であるといえます。

アウトソーシングが向いている業務

アウトソーシングには、カスタマーサポートやデータ入力など、ルーティン化が可能で、細部までマニュアル化が確立している業務などが向いています。一般化できる業務を外部に委託することにより、社員は企業運営の中核となる「コア業務」に注力できるため、結果として企業の発展、収益の増加につながります。

その他には、経理や社内システムの構築など深い専門知識が必要で、社員教育や内製化に膨大な時間とコストがかかるものもアウトソーシング向きの業務です。

営業

営業業務の中では、テレフォンアポイントメントなど、1つの場所で中〜大規模に展開できる新規顧客開拓がアウトソーシングに向いています。理由としては、顧客とのやり取りはいくつかのフロー内に収めることが可能で、イレギュラーが発生した時にも、統括マネージャーなどが容易にフォローできるからです。

採用

採用業務も「RPO(リクルート・プロセス・アウトソーシング)」という別称があるほど、アウトソーシングに向いている業務です。採用業務は、人員募集による母集団形成から日程調整・連絡、選考・審査、内定通知、内定者フォローなど、多岐にわたる煩雑な業務の数々により、社内労働力のリソースを大幅に消費するため、外部委託による大きな恩恵を受けることができます。

また、依頼企業の求める人材の絞り込みについても、専門企業としての実績やノウハウから得た強みを活かすことができるのです。

カスタマーサポート

コールセンターでの対応など、カスタマーサポートは業務の大半をマニュアル化することができるため、アウトソーシングしやすい業務だといえます。専門業者であれば、1つのフロアで大規模に展開することができるため、業務品質を保ちやすいこともポイントの1つです。

経理・給与計算

年度末や決算金など、繁忙期と閑散期の差が激しい経理系業務もアウトソーシングに向いています。委託先によっては振り込みや納税にも対応しており、社内業務の負担を大きく軽減してくれます。税法の変化など、自社で行う場合に見落としがちな部分についても敏感に対応ができるといったメリットがあります。

また、立ち上げたばかりの新興企業やベンチャー企業など、少人数で運営する企業の場合、経理系のアウトソーシングはほぼ必須といえるでしょう。

事務・資料作成・データ入力

一般的な事務や、専門性を必要としない資料の作成、データ入力・集計などの単純作業もアウトソーシングに向いています。複雑な指示もなく業務を遂行できるため、作業品質の維持も容易です。

商品製造(OEM)

製品製造で、すでに社内でノウハウ・マニュアルが確立している場合は、アウトソーシングで効率化することができます。ただし、製造工程などに社外秘のものがある場合は情報漏洩による損害のリスクが高くなるため、よく検討する必要があります。

商品保管・発送

商品の保管・発送も容易にルーティン化できる単純作業であるため、アウトソーシングすることができます。梱包作業などの業務を合わせて依頼することも可能です。

社内システム構築・運用

システムの構築のみ・運営のみなど、必要な部分だけをアウトソーシングすることもできるので、情報システム部門をもっていない会社にとっては有益といえます。ただし、システムの運用を自社で行う場合には、利用する環境・必要な仕様などを綿密に打ち合わせておく必要があります。

まとめ

自社でまかなうには負担が大きすぎる業務は、アウトソーシングを活用することで効率的に処理することが可能です。テレアポ営業や事務データ入力など、ルーティン化・マニュアル化が完了している業務や、経理など内製化するには専門的な知識が必要な業務はアウトソーシングに大変向いています。

アウトソーシングをうまく活用することで、社員が会社のコア業務に集中でき、結果として企業の成長につながります。

企業運営において、これからますます人材の確保が大きな問題になっていくことが予想されていますので、自社のもつ業務にアウトソーシングの余地がないか検討してみてください。

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