事務業務のアウトソーシング導入前にやるべき3つのこと!おすすめの事務代行サービスもご紹介

「毎日の事務に追われて、本当にやらなければいけないコア業務が止まっている」
「アウトソーシングをしたいけれど、どのような業務を代行してもらえるのか知りたい」
この記事では、このような疑問に答えるためアウトソーシングできる業務とできない業務、導入前のやるべき3つのこと、及びおすすめの代行サービスについて紹介していきます。

アウトソーシングできる業務

事務において、どのような業務がアウトソーシングできるのでしょうか?
代行可能な業務として、次のようなものが挙げられます。

【管理業務】

・備品管理
・スケジュール管理
・発注管理・代行
・在庫管理
・給与振り込み
・受発注業務
・イベント手配

秘書/総務業務全般が代行可能です。

【データ入力・作成】

・社内文書作成
・各種データ入力
・帳簿作成
・納品書・請求書作成・発行
・名簿管理・作成
・見積書作成

経理事務全般を代行できます。

【応対業務】

・電話受付
・メール送受信
・イベント受付
・入金の確認・顧客対応
・DMの発信

コールセンターやカスタマーサポートの設置を一括で請け負っているところもあります。

【リサーチ・補助業務】

・アンケート調査
・訪問調査
・WEB情報調査

リサーチは時間のかかる業務ですが、これらもアウトソーシングすることが可能です。

アウトソーシングが難しい業務

一方、アウトソーシングが難しい業務も存在します。

【企画立案・判断業務】

企業の方向性を決めたり、企業全体のルールを変えたりするような業務は、アウトソーシングできません。アウトソーシングできるのは、あくまで決められた範囲内での業務にとどまります。
これらに対処するのは、どちらかといえばコンサルタントなどの役割になります。

【独占業務】

法律関係の国家資格など、特定の資格が必要な業務はアウトソーシングできません。逆に、自社に資格所有者がいない場合、その独占業務をアウトソーシングしてしまうという方法があります。

【期間限定業務(例外あり)】

アウトソーシングを導入するには、準備期間が必要です。業務によっては引き継ぎに時間がかかるため、長いスパンでの導入が有効です。
そのため、「急な欠員ができたので、その席が埋まるまで穴を埋めてほしい」というような業務には向いていません。
ただし、イベント企画やセミナー運営など、目的や期間がはっきりしている場合は、その限りではありません。

事務業務のアウトソーシング導入前にやるべき3つのこと

上記のように、事務の中でもさまざまな業務があり、アウトソーシングできる分野とできない分野があります。自社の問題を正確に把握していなければ、アウトソーシングに失敗してしまいます。
事務業務のアウトソーシングを成功させるためには、以下の3つのステップで準備するとよいでしょう。

➀業務を分析し、アウトソーシングの導入目的を明確にする

まず、自社の業務の問題点を分析し、アウトソーシングの対象となる業務を選定しましょう。「データ入力を兼務しているために、本来力を入れたい営業に時間が割けない」など、現状を分析して問題を見える化し、改善点と改善方法の目処を立てることが大前提です。

②アウトソーシング導入後の効果・リスクをイメージする

次に、「ここにアウトソーシングを導入し、このような成果を挙げたい」という効果、それに伴うリスクをイメージしましょう。
間違えてはいけないのが、業務を効率化すること自体が目的ではないということです。
「業務効率化により、コア業務に従事できるようになる」など、効率化した先にどんな未来を実現できるのかを考えましょう。

③アウトソーシング業者を比較する

孫子の言葉に「彼を知り己を知れば百戦危うからず」というものがあります。
自社の問題を把握したら、今度は業者の選定です。
「とにかく安く」を追い求めていくのではなく、綿密なリサーチのもと、委託したい業務において実績のある業者を選びましょう。

事務業務をアウトソーシングするメリット

事務業務をアウトソーシングするメリットは、主なものとして次の2つがあります。

コア業務に集中できる

事務業務をアウトソーシングすることによって、煩雑で時間のかかる事務作業から解放され、コア業務に集中できるようになります。
コア業務がはかどることによって、企業全体の生産性が向上し、企業目標の達成に近づきます。

固定費がかからない

固定費は売上と関係なく、変動費は売上に比例します。
そのため、売上アップを図るには、固定費を削減することが重要です。
社員を雇うと、業務の量にかかわらず一定の人件費、つまり固定費が発生します。
アウトソーシングでは業務に必要な分しか料金が発生しないため、無駄な人件費が発生しないというメリットがあります。

事務代行サービスのおすすめ3選

それでは、ここからは実績があるおすすめの事務代行サービス3選を紹介します。
それぞれの業者が代行できる業務と料金プランを見ていきましょう。

フジ子さん

フジ子さんは、コストパフォーマンスが高い事務系のアウトソーシング業者として人気の業者です。
主に以下のような業務を代行してくれます。

・経理(入出金代行・記帳代行・経費計算等)
・秘書/総務(出張手配・資料作成・リサーチ業務等)
・人事(給料計算・面接スケジュール調整・勤怠管理等)
・Webサイト運用(SNS代行・ECサイト運用代行等)

ネオキャリア

ネオキャリアが提供しているアウトソーシングサービスです。
法人向けにサービスを提供しており、HR techなど最新のシステムを使ったITサービスも特徴です。
事務のアウトソーシングでは、主に以下のような業務を代行します。

・人事・労務(採用代行・派遣管理・給与計算等)
・オンライン秘書(リサーチ・メール対応・電話対応等)
・営業・コールセンター・事務(営業委託・事務局代行・コールセンター対応等)
・外国語対応コールセンター
・経理(給与計算・経費清算・請求書発行等)
・その他(Webサイト制作等)

ネオキャリアの料金プランは、その都度見積もりとなっていますが、最低5万円〜実施が可能です。

DESK YOU

米国生まれのオンライン・アシスタントサービスです。
あらゆる事務作業をオンラインでアウトソーシングすることができます。
チャットワークや電話、Skype、チームビューアなどによる情報共有・進捗報告が特徴で、依頼主のビジネスを学習して業務を最適化していきます。
DESK YOUでは、以下のような業務を代行してくれます。

・秘書業務(Googleカレンダーを使用したスケジュール管理・電話・メールの代行)
・総務業務(人材募集代行・翻訳手配・購入代行)
・経理業務(請求書代行・経理業務)
・Web制作デザイン(Web制作・運用・プロモーション・SNS代行)

まとめ

以上、事務業務のアウトソーシングできる範囲とメリット、導入の際に気を付けるべきこと、おすすめの業者について紹介してきました。
事務作業に発生しがちなルーティン作業を外部に委託することで生まれる時間と精神的余裕は、大きなものがあります。
業者によっては無料プランでのお試しができるため、検討している方は試しに利用してみてはいかがでしょうか?

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