マイナンバー管理は外部委託できる!メリットと知っておくべき注意点

2016年にマイナンバー制度が施行されてから、企業は個人情報の管理に追われるようになりました。しかし、マイナンバー管理の業務範囲は広く、自社のみで対応しようとすると大きな労力を割かれます。
最近では、自社で人員や時間を割けない企業がマイナンバー管理をまるごと外部に委託し、これらの問題に対処するケースが増えてきています。
この記事では、マイナンバー管理をアウトソーシングすることのメリットと、知っておくべき注意点についてまとめました。

マイナンバーの収集・管理は外部アウトソーシングできる!

企業は社員だけでなく、扶養家族のマイナンバーまで収集・管理しなければなりません。マイナンバーの収集・管理をアウトソーシングすることで、企業の負担を大きく減らすことができます。

クラウドサービスへの委託システム

マイナンバーの管理を、クラウドサービスを利用してアウトソーシングする場合、何から何まですべて委託できるわけではなく、依頼側には監督責任が発生するシステムとなっています。業務を委託はできても、監督責任が減るわけではないので注意が必要です。
そのため、マイナンバー管理のアウトソーシングでは、かかるコスト以上に安全面の確認が重要事項となります。「全部おまかせ!」など、簡単さを強調する業者はかえって危ないかもしれません。業務内容がきちんと見える化されており、信頼のおける業者を選びましょう。

マイナンバー管理を委託する3つのメリット

最近では、間接的な業務をアウトソーシングし、会社の業務効率化を図る企業が増えています。マイナンバー管理もそのうちの一つで、うまく活用することで会社の負担が大きく軽減されます。マイナンバー管理をアウトソーシングする3つのメリットを見てみましょう。

業務負担を軽減できる

マイナンバー管理をアウトソーシングする最大のメリットは、厳重な管理のための業務フローを外部に委託し、社員の負担を軽減できることです。マイナンバーを管理するためには、以下のような業務が必要とされています。

・マイナンバーの収集と本人確認書類による手続き
・取得したマイナンバー及び個人情報の管理
・マイナンバー制度についての社内研修の実施
・マイナンバーの利用目的の通知
・取得情報の検査、監査

マイナンバーの管理と安全なシステム構築には膨大な時間が取られてしまうのです。外部に委託することで、これらの業務を一括して外部に託すことができます。マイナンバー収集の段階から業務を請け負ってくれるため、あまり人員を割けない企業にとっては大きな助けになるでしょう。

法改正への対応が容易になる

マイナンバー制度に変更があった場合、システムの更新、利用目的の変更など、さまざまな作業が発生します。自社でマイナンバーを管理している場合、こうした業務もまた負担のひとつとなります。
アウトソーシングを活用すれば、専門の知識を持ったプロが常に法律をチェックし、違反がないようマイナンバー管理をしてくれます。法改正への対応も容易になるでしょう。

担当者の退職・休職に左右されない

マイナンバー管理をアウトソーシングすることで、担当者の退職・休職に伴う引継ぎや、部署移動、指導などの必要からも解放されます。マイナンバーは独自の知識とシステムで管理しなければならないため、管理者が必要不可欠です。アウトソーシング会社に委託すれば、作業が属人的にならず、安定した管理体制を敷くことが可能になります。

マイナンバー管理を委託する際の3つの注意点

マイナンバー管理のアウトソーシングには大きなメリットがありますが、個人情報を扱うという性質上、自社でも厳正な安全管理や監督責任が必要とされます。
マイナンバー管理を委託する際に抑えておきたい3つの注意点について見てみましょう。

適切な委託先に依頼する

マイナンバー管理の委託において、適切な委託先を選ぶことは最も重要です。マイナンバー管理を委託する企業には「監督責任」が発生します。個人情報保護委員会は、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」という文書内において、「必要かつ適切な監督」として次の3つをあげています。

・委託先の適切な選定
・安全管理措置に関する委託契約の締結
・委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

これらをしっかり取り交せる業者であることが必須です。「簡単に管理できます」「手間を省きましょう!」などの甘いキャッチフレーズに踊らされてはいけません。最新のシステムで管理されているか、これまでの実績や現在の経営環境はどうか、業者のスタッフが個人情報を不正利用しないよう教育が行き届いているかなどを確認し、セキュリティ体制が整った委託先を選ぶことが重要です。

安全管理措置などの契約をしっかり結ぶ

委託先を選んだら、安全管理に関する契約を結びましょう。委託契約の際には、最低限以下の内容を盛り込んだ契約書を作成しなければいけないとされています。

・秘密保持義務
・事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
・特定個人情報の目的外利用の禁止
・再委託における条件
・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
・委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
・従業者に対する監督・教育、
・契約内容の遵守状況について報告を求める規定

これらに加えて、万が一にでも法違反にならないために、弁護士等の力を借りて、費用や連絡体制、個人情報の保護管理および安全管理措置、検査委報告書の提供など、内容を詳細に検討して決定しましょう。

漏洩した場合には罰則も

マイナンバーが漏洩した場合には、委託先の業者だけでなく、依頼した企業も監督責任を問われて罰則を科せられる場合があります。マイナンバーの利用事務にかかわる人間が、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合は、4年以下の懲役または200万円以下の罰金、またはその両方が科せられます。
さらには依頼した企業も、監督責任を怠ったと認められた場合、この罰則が科せられてしまいます。

多重の委託はできれば避ける

マイナンバー管理を委託された業者が、さらに別の業者に業務委託する「再委託」も、法律上は認められています。しかし、依頼した企業は委託先、再委託先と、すべてに対して監督責任を負わなければなりません。
再々委託となってくると、個人情報の漏洩のリスクもその分高まり、管理が難しくなります。マイナンバー管理の多重委託はできれば避けるのが無難です。

まとめ

マイナンバー管理をアウトソーシングするメリットと注意点について見てきました。マイナンバー管理はトップレベルの個人情報を扱うという性質上、ほかの業務に比べてアウトソーシングにおける注意点が多く、依頼する側にも監督責任が生じ、適切な知識を所有していることが必須となります。軽い気持ちで委託をすれば、情報漏洩事故にもつながりかねません。
マイナンバー管理のアウトソーシングを検討している場合は、そのメリットを最大限に生かせるよう、安全な外部委託先選びをまず第一に考えて計画を進めていきましょう。

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