人事の業務をアウトソーシングするメリットとデメリットを解説!

人事業務アウトソーシングの市場は年々拡大を続けており、多くの企業が人事業務を外部に委託しています。では、人事の業務をアウトソーシングすると、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

この記事では、人事業務をアウトソーシングする際のメリットやデメリットをお伝えしていきます。アウトソーシングに向いている人事業務も紹介していきますので、参考になれば幸いです。

人事業務でアウトソーシングに向いているのは?

アウトソーシングに向いている人事業務は、ルーティンワークが多く、業務の切り離しがしやすい業務です。具体的には、「給与計算」や「社会保険業務」などが、当てはまります。

また、その道のプロに委託したほうが成果が出やすい「人材育成」や「採用」などもアウトソーシングに向いていると言えるでしょう。しかし、独自の方法で人材育成や採用をしたい場合は、この限りではありません。

人事業務をアウトソーシングするメリット

人事業務をアウトソーシングする際、以下のようなメリットがあります。

・人事業務の品質向上・維持
・コア業務に人件費を割ける
・人件費やその他育成コストなどの削減

業務の品質を上げられたり、人件費を削減できたりするなど、人事をアウトソーシングすることによるメリットは、企業にとって少なくありません。それぞれどういったメリットなのかをお伝えしていくので、参考になれば幸いです。

人事業務の品質向上・維持

人事業務をアウトソーシングすることで、業務の品質を向上・維持することができます。

人事業務の給与計算や社会保険に関する業務などは、ルーティンワークが多いですが、同時に1円のミスも許されません。また、労務関連の法令は頻繁に改定されるため、社内規定を変更するような複雑な業務を、法令が改定される都度行わなければいけません。

そのため、人事部には重い責任がのしかかりやすく、法令に詳しい人が退職すると業務を遂行できないといったことが起こる可能性が高いです。

その点、アウトソーシングを活用すれば、労働関連の法令が改定されたとしても対応可能です。業務が属人化することもないため、誰かが退職や欠勤をした場合でも、問題なく仕事が回ります。その結果、法令や社員によって、人事業務の品質が影響されなくなるのです。

コア業務にリソースを割ける

給与計算のようなルーティンワークの割合が多い業務によって、人事部の業務がひっ迫され、コア業務にリソースを割くことが難しいケースがあります。特に、人事部がないような小規模の企業では、社長のような重要な役割を担っている方が、1日以上をかけて給与計算することも珍しくありません。

しかし、アウトソーシングを活用すれば、本来行う必要があるコア業務に時間を費やすことが可能です。人事業務がひっ迫してコア業務に専念できない場合は、アウトソーシングを活用することをおすすめします。

人件費やその他費用の削減

人件費やその他の経費を削減することも、人事業務をアウトソーシングすることで可能になります。

社内で人事業務を内製化している場合は、作業効率を上げることで、人件費を抑えることができるでしょう。しかし、人事業務は、法令のような専門的な知識が必要不可欠です。人事業務ができるように社員を教育する場合は、非常に多くの時間と予算が必要になります。

人事業務を内製化ができていないのであれば、費用面で考えるとアウトソーシングをしたほうがお得になる可能性が高いです。人件費を削減するためにも、アウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。

人事業務をアウトソーシングする際の注意点

人事業務をアウトソーシングする際は、以下のことに注意する必要があります。

・イレギュラーな業務への対応が難しい
・個人情報の取り扱い
・人事業務のノウハウが蓄積されない

それぞれどういったことに注意する必要があるのかをお伝えするので、アウトソーシングをする前におさらいしておきましょう。

イレギュラーな業務への対応が難しい

アウトソーシングをした場合、イレギュラーな業務への対応が難しくなります。イレギュラーな業務が発生した場合は、アウトソーシング業者では対応できないことがあるため、自社で手直しをする必要があるでしょう。その結果、アウトソーシングをしたほうが、余計に手間がかかってしまうこともあります。

人事業務をアウトソーシングする際は、イレギュラーな業務が発生しにくいような業務を委託するようにしてください。できる限り、ルーティンワークが多い業務をアウトソーシングすることが望ましいです。

個人情報の取り扱い

個人情報の取り扱いも、注意しておきたいことのひとつです。

アウトソーシングをする場合、社員の給与や社会保険に関する情報を、アウトソーシング会社と共有する必要があります。しかし、アウトソーシング業者のセキュリティが脆弱だと、個人情報が漏洩してしまう恐れがあるのです。

アウトソーシング業者を探す際は、アウトソーシング業者の個人情報の取り扱い方法について調べましょう。業者によっては、厳重なセキュリティが構築されているので、そういった業者を優先的に採用することをおすすめします。

人事業務のノウハウが養われない

アウトソーシングを活用すると、人事業務のノウハウが養われなくなる恐れがあります。その結果、アウトソーシング業者が倒産した場合、何をすればよいのか分からない状態に陥るというリスクが考えられるでしょう。

リスクを回避するためにも、人事業務をアウトソーシングをすると共に、マニュアルを作成したり、社内教育を進め、最低限の人事業務が行える社内体制を整えることが大切です。

まとめ

人事業務をアウトソーシングするのであれば、ルーティンワークである給与計算や社会保険に関する業務がおすすめです。特に小規模の企業であれば、アウトソーシングをすることで、人件費削減のような大きなメリットが期待できるでしょう。

BPOの市場規模は年々増加しており、多くの企業がアウトソーシングを積極的に取り入れようとしています。アウトソーシングを活用することによるメリットは多くあるので、デメリットを考慮しつつ、あなたの人事業務もアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。

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